采購(gòu)作業(yè)采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)年度綜合計(jì)劃的有機(jī)組成部分,是企業(yè)組織訂貨或采購(gòu)的重要依據(jù)。企業(yè)物料采購(gòu)計(jì)劃工作的內(nèi)容,主要包括計(jì)劃編制、執(zhí)行和控制工作。以下我們通過如何確定物料需用量、期初期末庫(kù)存量來確定物料申請(qǐng)采購(gòu)量,為企業(yè)編制科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

1)物料需用量的確定。物料需用量是指企業(yè)在計(jì)劃期內(nèi)為保證生產(chǎn)正常進(jìn)行所必須消耗的物料數(shù)量。它是按照每類物料的具體品種、規(guī)格、用途分別計(jì)算的。其

計(jì)算公式如下:

某種物料需用量=[計(jì)劃期產(chǎn)量×(1 不可避免的廢品率)]×單位產(chǎn)品消耗定額-計(jì)劃回用廢品數(shù)量

式中,計(jì)劃期產(chǎn)量包括商品產(chǎn)量和期末期初在制品差額;不可避免的廢品率,一般根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料并考慮其他因素確定;回用廢品數(shù)量是指能回用于同一產(chǎn)品或不同產(chǎn)品,在該種物料需用量中減掉的回用數(shù)量。

2)期初期末庫(kù)存量的確定。企業(yè)在計(jì)劃期內(nèi),期初庫(kù)存量與期末庫(kù)存量往往是不相等的。這就是說,即使在物料需用量不變的情況下,物料的申請(qǐng)或采購(gòu)量也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的增減。當(dāng)期初庫(kù)存量大于期末庫(kù)存量時(shí),物料的申請(qǐng)或采購(gòu)量就可減少;反之,就要增加。期初庫(kù)存量。它一般根據(jù)庫(kù)存的實(shí)際盤點(diǎn)數(shù),并考慮編制計(jì)劃時(shí)到計(jì)劃期初的到貨量和耗用量來計(jì)算。其計(jì)算公式如下:

計(jì)劃期初庫(kù)存量=編制計(jì)劃時(shí)實(shí)際庫(kù)存量 計(jì)劃期初之前到貨量-計(jì)劃期初之前耗用量

期末庫(kù)存量。它一般指物料儲(chǔ)備定額(即經(jīng)常儲(chǔ)備量加保險(xiǎn)儲(chǔ)備量)。實(shí)踐中,通常采用50%～75%的經(jīng)常儲(chǔ)備量加保險(xiǎn)儲(chǔ)備量作為期末庫(kù)存量。對(duì)于品種較多的小宗物料,可按物料“小類”或“組”計(jì)算平均經(jīng)常儲(chǔ)備量加保險(xiǎn)儲(chǔ)備量確定。

3)物料采購(gòu)量的確定。物料供應(yīng)計(jì)劃中,對(duì)于市場(chǎng)采購(gòu)的物料,企業(yè)應(yīng)編制物料采購(gòu)量計(jì)劃。物料采購(gòu)量可用下面公式表示:

某種物料采購(gòu)量=該種物料需用量 計(jì)劃期末庫(kù)存量-計(jì)劃期初庫(kù)存量-企業(yè)內(nèi)部可利用資源

式中,企業(yè)內(nèi)部可利用資源,是指企業(yè)改制、代用或調(diào)劑使用的物料。企業(yè)在確定各種物料需用量和物料采購(gòu)量之后,就可按物料的具體品種、規(guī)格編制物料平衡表,如表

企業(yè)采購(gòu)成本由原材料的直接采購(gòu)成本和直接采購(gòu)成本以外的其他費(fèi)用(間接成本)組成。

直接采購(gòu)成本是指企業(yè)因原材料采購(gòu)而直接形成的全部費(fèi)用。包括原材料本身的價(jià)格,以及因原材料價(jià)格以外的因素變動(dòng)所造成的費(fèi)用。這些因素包括:價(jià)格的穩(wěn)定性和增減趨勢(shì);不同訂購(gòu)數(shù)量?jī)r(jià)格的變化;付款方式與結(jié)算方式、幣種;運(yùn)輸成本、交貨地點(diǎn);保險(xiǎn)費(fèi)用;供應(yīng)商品質(zhì)量、包裝形式;對(duì)供應(yīng)商的考察與認(rèn)可費(fèi)用;包裝材料能否循環(huán)使用、供應(yīng)商的售后服務(wù)水平;等等。

采購(gòu)的間接成本是指在本公司產(chǎn)品的市場(chǎng)研究、開發(fā)、生產(chǎn)與售后服務(wù)各階段,因供應(yīng)商的參與或提供的產(chǎn)品所導(dǎo)致的成本,也包括供應(yīng)商參與或提供的產(chǎn)品沒有達(dá)到最好水平而造成的二次成本或損失。

一般來說,采購(gòu)成本在企業(yè)生產(chǎn)總成本中的比重較大,控制采購(gòu)成本,對(duì)于企業(yè)降低生產(chǎn)總成本,增加銷售利潤(rùn)有著十分重要的意義。企業(yè)降低采購(gòu)成本的途徑很多,實(shí)踐中,企業(yè)主要通過以下途徑來降低采購(gòu)成本。

1)根據(jù)庫(kù)存和生產(chǎn)要求情況確定采購(gòu)時(shí)機(jī)。原材料請(qǐng)購(gòu)一般首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)單。材料保管人員接到請(qǐng)購(gòu)單后,應(yīng)將庫(kù)存數(shù)同生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較,當(dāng)生產(chǎn)所需的原材料數(shù)量超過庫(kù)存的數(shù)量時(shí),就應(yīng)簽字同意采購(gòu)。對(duì)于大批量生產(chǎn)的企業(yè),要有預(yù)先的采購(gòu)計(jì)劃,如規(guī)定最低庫(kù)存量,當(dāng)材料保管部門認(rèn)定庫(kù)存材料已達(dá)到最低量時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃的確定要非常準(zhǔn)確,該進(jìn)的物料不按時(shí)進(jìn)來,會(huì)造成停工待料,太早又會(huì)造成資金的積壓。臨時(shí)性物品的采購(gòu)?fù)ǔＳ墒褂貌块T直接提出。請(qǐng)購(gòu)單由使用部門的主管審批同意,經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員同意簽字后,采購(gòu)部門辦理采購(gòu)手續(xù)。

2)嚴(yán)格按照采購(gòu)作業(yè)流程要求規(guī)范請(qǐng)購(gòu)審批手續(xù)。不同類別(原材料、低值易耗品、其他工作輔助用品等)的請(qǐng)購(gòu)單要由不同管理層次的主管按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定及權(quán)限核準(zhǔn)。嚴(yán)格的采購(gòu)管理制度是降低企業(yè)采購(gòu)成本的重要保證。

3)控制訂貨批量。采購(gòu)部門在對(duì)每一份請(qǐng)購(gòu)單審查其請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否控制在限額范圍內(nèi)的基礎(chǔ)上,還應(yīng)檢查使用物品和審核物品使用的部門主管是否在請(qǐng)購(gòu)單上簽字同意。對(duì)于需要大量采購(gòu)的原材料、零部件等,還要運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法測(cè)算成本,做各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)企業(yè)產(chǎn)品成本影響的分析。

4)盡量采用多種采購(gòu)形式。主要形式有:招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、比價(jià)采購(gòu)、認(rèn)價(jià)采購(gòu)、定價(jià)采購(gòu)等。

5)按照科學(xué)合理的采購(gòu)價(jià)格采購(gòu)。確定一個(gè)合適的采購(gòu)價(jià)格,首先,需要通過市場(chǎng)調(diào)查進(jìn)行多渠道詢價(jià)。詢價(jià)內(nèi)容包括市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)和一般價(jià)等,并在詢價(jià)的基礎(chǔ)上,分析各供應(yīng)商提供材料的性能、規(guī)格、品質(zhì)要求、用量等建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。其次,由采購(gòu)人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等組成評(píng)估小組,估算出符合品質(zhì)要求的采購(gòu)價(jià)格。再次,根據(jù)底價(jià)的資料、市場(chǎng)行情、采購(gòu)量的大小、付款期限的長(zhǎng)短等與供應(yīng)商制定一個(gè)符合市場(chǎng)實(shí)際情況的合理價(jià)格。

企業(yè)一般按照以下程序進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)：

1）接受采購(gòu)要求或采購(gòu)指示。采購(gòu)要求的內(nèi)容包括采購(gòu)品種、數(shù)量、質(zhì)量要求以及到貨期限等。一般情況下，制造企業(yè)的采購(gòu)指示來自生產(chǎn)計(jì)劃部門，而生產(chǎn)計(jì)劃部門又是根據(jù)企業(yè)市場(chǎng)銷售部門對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的制造要求以及企業(yè)原材料庫(kù)存情況下達(dá)采購(gòu)指示的。因此，企業(yè)的采購(gòu)策略和市場(chǎng)策略緊密聯(lián)系。

2）選擇供應(yīng)商。一個(gè)好的供應(yīng)商是確保供應(yīng)物料的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期的關(guān)鍵。因此，在采購(gòu)管理中，供應(yīng)商的選擇和如何保持與供應(yīng)商的關(guān)系是一個(gè)主要問題。在采購(gòu)管理的程序中，這一步驟是先評(píng)價(jià)多個(gè)可候選供應(yīng)商，然后確定供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)包括調(diào)查供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)以及提供所需品種的能力，匯總該供應(yīng)商所能提供物料的種類，并就這些物料的供貨要求與供應(yīng)商進(jìn)行商談。

3）訂貨。訂貨手續(xù)有時(shí)可能很復(fù)雜，如昂貴的一次性訂貨物品；有時(shí)也可能很簡(jiǎn)單，如常年使用的、有固定供應(yīng)商的物品。值得注意的是，信息技術(shù)已經(jīng)為許多企業(yè)提供了簡(jiǎn)捷便利的訂貨渠道，采購(gòu)商和供應(yīng)商用計(jì)算機(jī)連接，不需要任何紙的媒介，就可簡(jiǎn)捷、迅速地完成訂貨手續(xù)。

4）訂貨跟蹤。主要是指訂單發(fā)出后的進(jìn)度檢查、監(jiān)控、聯(lián)絡(luò)等，目的是為了防止到貨延誤或出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量上的差錯(cuò)，確保企業(yè)原材料的供應(yīng)能按計(jì)劃執(zhí)行。嚴(yán)格說來，訂貨跟蹤是一種被動(dòng)式的管理，如果出現(xiàn)原材料供應(yīng)未按計(jì)劃執(zhí)行的問題，原因往往在于供應(yīng)商自身的經(jīng)營(yíng)管理，或者是采購(gòu)商與供應(yīng)商的關(guān)系處理不當(dāng)。企業(yè)采購(gòu)要變被動(dòng)為主動(dòng)，就要在供應(yīng)商選擇上嚴(yán)格把關(guān)，并恰當(dāng)?shù)靥幚砼c供應(yīng)商的關(guān)系，盡量避免問題發(fā)生。

5）驗(yàn)貨收貨。即對(duì)訂購(gòu)到貨的原材料就規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行查驗(yàn)入庫(kù)。如果供應(yīng)商很可靠，這一步驟的工作就可省略。例如，很多日本企業(yè)與它們的供應(yīng)商之間就可以做到貨到無(wú)檢驗(yàn)，直接送到生產(chǎn)線，但就我國(guó)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境而言，要做到這一點(diǎn)還需要一定的時(shí)間。2100433B

第一章 工廠采購(gòu)基礎(chǔ)

第一節(jié) 采購(gòu)與采購(gòu)控制

一、采購(gòu)的定義與內(nèi)容

二、采購(gòu)的作用

三、采購(gòu)的五大要求

四、采購(gòu)作業(yè)的控制要領(lǐng)

范例：某紡織公司采購(gòu)作業(yè)流程

第二節(jié) 采購(gòu)作業(yè)的組織

一、采購(gòu)組織的設(shè)置

二、采購(gòu)部與各部門的協(xié)調(diào)

第二章 工廠采購(gòu)作業(yè)環(huán)節(jié)

第一節(jié) 制訂采購(gòu)計(jì)劃

一、制訂采購(gòu)計(jì)劃的目的

二、影響采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算的因素

三、計(jì)劃制訂時(shí)各部門的配合

四、采購(gòu)預(yù)算(用款計(jì)劃)編制

五、采購(gòu)數(shù)量計(jì)劃

第二節(jié) 采購(gòu)認(rèn)證

一、采購(gòu)認(rèn)證的組織

二、認(rèn)證前的準(zhǔn)備工作

三、采購(gòu)認(rèn)證的工作步驟

第三節(jié) 合同簽訂與訂單處理

一、簽訂采購(gòu)協(xié)議

范例1：原材料(零部件)采購(gòu)協(xié)議

二、采購(gòu)訂單處理

范例2：采購(gòu)申請(qǐng)單

范例5：材料采購(gòu)申請(qǐng)單

范例4：訂購(gòu)單

第四節(jié) 訂單跟蹤與進(jìn)貨控制

一、訂單跟蹤

二、物料交貨控制

第五節(jié) 采購(gòu)績(jī)效評(píng)估

一、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的目的

二、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的指標(biāo)

范例5：某企業(yè)采購(gòu)單與總賬差異

價(jià)格明細(xì)對(duì)照表

范例6：某電腦公司采購(gòu)績(jī)效比較表

三、績(jī)效評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)

范例7：某公司采購(gòu)績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)范例

四、績(jī)效評(píng)估的參與人員

范例8：某公司采購(gòu)部門顧客滿意調(diào)查表

五、績(jī)效評(píng)估方式

范例9：某公司采購(gòu)部門績(jī)效目標(biāo)

第三章 采購(gòu)監(jiān)管與控制

第一節(jié) 訂購(gòu)數(shù)量控制

一、訂購(gòu)與庫(kù)存的關(guān)系

二、定期式訂購(gòu)

三、定量式訂購(gòu)

四、確定最合適的訂貨方法

范例1：庫(kù)存管理卡

第二節(jié) 采購(gòu)質(zhì)量控制

一、采購(gòu)部門的質(zhì)量管理

二、供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)估、認(rèn)證

范例2：供應(yīng)商質(zhì)量系統(tǒng)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

三、建立采購(gòu)質(zhì)量保證體系

第三節(jié) 采購(gòu)成本控制

一、采購(gòu)成本的構(gòu)成

二、采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作

三、降低材料采購(gòu)成本的方法和手段

四、實(shí)行戰(zhàn)略成本管理來指導(dǎo)采購(gòu)成本控制

第四節(jié) 采購(gòu)人員監(jiān)控

一、采購(gòu)人員控制的必要性

二、采取事先預(yù)防措施

范例3：某公司采購(gòu)人員行為規(guī)范

三、加強(qiáng)采購(gòu)人員的稽核

四、防止暗箱操作的方法

第四章 應(yīng)商管理

第一節(jié) 供應(yīng)商的開發(fā)與選擇

一、選擇供應(yīng)商的原則和步驟

范例1：供應(yīng)商情況登記表

范例2：供應(yīng)商評(píng)分卡

二、供應(yīng)商選擇的方法

范例5：供應(yīng)商調(diào)查問卷

三、供應(yīng)商考察的八大事項(xiàng)

四、供應(yīng)商選擇與開發(fā)的關(guān)鍵——評(píng)審

范例4：某公司供應(yīng)廠商審核標(biāo)準(zhǔn)

第二節(jié) 供應(yīng)商評(píng)級(jí)

一、供應(yīng)商評(píng)級(jí)的參與人員

二、供應(yīng)商評(píng)分體系

范例5：某企業(yè)供應(yīng)商評(píng)價(jià)基準(zhǔn)

三、評(píng)級(jí)結(jié)果的運(yùn)用

第三節(jié) 供應(yīng)商關(guān)系管理

一、供應(yīng)商關(guān)系模式

二、建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度

三、合理使用供應(yīng)商

四、建立供應(yīng)商會(huì)見制

五、供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制2100433B

采購(gòu)作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購(gòu)策略。有時(shí)采購(gòu)作業(yè)流程沒有標(biāo)準(zhǔn)或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購(gòu)部門為每個(gè)作業(yè)流程確定一個(gè)編碼，標(biāo)明有效日期和主題，并提出采購(gòu)的具體目標(biāo)。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時(shí)，如果作業(yè)流程較長(zhǎng)，而且包括很多部分，那么就需要一個(gè)關(guān)于具體內(nèi)容的表格或索引。在第一部分通常對(duì)一些重要的專用術(shù)語(yǔ)作出定義。第二部分一般總結(jié)與該作業(yè)流程相關(guān)的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時(shí)體現(xiàn)了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領(lǐng)域。例如，有時(shí)，外部供應(yīng)商會(huì)使用公司的設(shè)備，這時(shí)，作業(yè)流程的這一部分就會(huì)說明具體負(fù)責(zé)這一工作的采購(gòu)人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實(shí)際過程。這往往是作業(yè)流程中最長(zhǎng)和最詳細(xì)的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務(wù)時(shí)必曼須遵循的指令、指示和活動(dòng)。這些關(guān)于采購(gòu)作業(yè)流程的全部信息都會(huì)體現(xiàn)在采購(gòu)作業(yè)流程童手冊(cè)中。

采購(gòu)作業(yè)流程手冊(cè)是從事采購(gòu)工作人員的必備手冊(cè)，它具有很重要的意義。

(1)手冊(cè)是采購(gòu)員工的參考指南，而且它對(duì)新員工尤為有價(jià)值，新員工需要得到如何強(qiáng)完成不同活動(dòng)或者任務(wù)的指標(biāo)。對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，該手冊(cè)僅對(duì)不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關(guān)知識(shí)。

(2)手冊(cè)說明了完成一項(xiàng)任務(wù)所需的步驟和活動(dòng)，從而能夠使任務(wù)更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊(cè)會(huì)使運(yùn)營(yíng)更為有效，而且涉及的內(nèi)容往往比策略手冊(cè)更加廣泛和詳細(xì)。