預(yù)付賬款審計(jì)

分析預(yù)付賬款賬齡及余額構(gòu)成，根據(jù)審計(jì)策略選擇大額或異常的預(yù)付賬款重要項(xiàng)目（包括零余額賬戶），函證其余額是否正確。

結(jié)合應(yīng)付賬款明細(xì)賬抽查入庫記錄，查核有無重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款兩個(gè)科目中同時(shí)掛賬的情況。

分析預(yù)付賬款明細(xì)賬余額，對(duì)于出現(xiàn)貸方余額的項(xiàng)目，應(yīng)查明原因，由于預(yù)付賬款是資產(chǎn)類的科目，一般期末余額在借方，如果出現(xiàn)在貸方的情況，需要進(jìn)行重分類調(diào)整，有時(shí)候還需要看看出現(xiàn)負(fù)數(shù)的原因是什么，有可能存在特殊的情況，比如企業(yè)有可能以前賬務(wù)處理做錯(cuò)了或者由于各種各樣的其他原因?qū)е骂A(yù)付賬款出現(xiàn)了負(fù)數(shù)，這個(gè)是需要進(jìn)一步去了解和檢查的。

分析預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款同時(shí)掛賬的情況，查核有無重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款兩個(gè)科目中同時(shí)掛賬的情況，對(duì)于預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款同時(shí)掛賬的情況，一般情況下要予以對(duì)沖。

對(duì)于用非記賬本位幣結(jié)算的預(yù)付賬款，檢查其采用的折算匯率和匯兌損益處理的正確性。

檢查預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬的原因。

檢查預(yù)付賬款是否在資產(chǎn)負(fù)債表上恰當(dāng)披露。如果被審計(jì)單位是上市公司，則其會(huì)計(jì)報(bào)表附注通常應(yīng)披露預(yù)付賬款賬齡分析、欠款金額較大單位的名稱、期末數(shù)額、欠款時(shí)間、欠款原因，以及持有5%（含5%）以上股份的股東單位賬款等情況。

防止利用預(yù)付賬款作為“中轉(zhuǎn)站”

按規(guī)定，企業(yè)的預(yù)付款業(yè)務(wù)必須以有效合法的供應(yīng)合同為基礎(chǔ)，而實(shí)際工作中有的企業(yè)的預(yù)付款業(yè)務(wù)根本無對(duì)應(yīng)的合同，而是利用預(yù)付款這一“中轉(zhuǎn)站”往來搭橋，為他人進(jìn)行非法結(jié)算，將所得回扣或傭金據(jù)為已有；或利用該項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移資金，隱匿收入、私設(shè)“小金庫”或私分。

如甲企業(yè)本與乙企業(yè)無任何業(yè)務(wù)往來，但甲企業(yè)的負(fù)責(zé)人與乙企業(yè)的財(cái)務(wù)主管有親戚關(guān)系，于是，甲企業(yè)以收取一定“使用費(fèi)”為條件，在審計(jì)人員的函證中證明該企業(yè)收到乙企業(yè)的預(yù)付款，給審計(jì)人員的工作制造了很大的障礙，使甲、乙兩企業(yè)的會(huì)計(jì)核算失去了真實(shí)性。

防止利用預(yù)收賬款作為“回收站”

在許多企業(yè)中，“預(yù)付賬款”賬戶就發(fā)揮著“回收站”的作用，企業(yè)銷售商品，不確認(rèn)收入，而是暫時(shí)存放在“預(yù)收賬款”賬戶中，作為預(yù)收款，日后，再作相反會(huì)計(jì)分錄，視同退款。這樣的后果就是企業(yè)可以偷逃收入、偷逃稅金、隱匿收入。

將不屬于預(yù)收賬款核算的事項(xiàng)列入預(yù)收賬款

如企業(yè)將本應(yīng)記入“其他業(yè)務(wù)收入”、“營業(yè)外收入”科目的事項(xiàng)記入“預(yù)收賬款”科目，從而達(dá)到逃避繳納流轉(zhuǎn)稅和所得稅的目的。檢查時(shí)應(yīng)審閱預(yù)收賬款明細(xì)賬貸方發(fā)生額，如果摘要記錄不詳，需通過賬戶記錄找出該筆業(yè)務(wù)的記賬憑證和原始憑證，看證證是否相符。

將應(yīng)記入收入的直接交款記入預(yù)收賬款

會(huì)計(jì)制度規(guī)定，交款提貨銷售在收到貨款并將發(fā)票賬單和提貨單交給買方后確認(rèn)收入。檢查時(shí)對(duì)每筆預(yù)收賬款明細(xì)賬貸方發(fā)生額，應(yīng)要求企業(yè)出具相應(yīng)的合同，以核實(shí)發(fā)生預(yù)收賬款的原因；并結(jié)合對(duì)企業(yè)發(fā)生預(yù)收賬款時(shí)的發(fā)貨業(yè)務(wù)，檢查庫存商品明細(xì)賬或提貨單，核實(shí)企業(yè)是否發(fā)生交款提貨銷售業(yè)務(wù)，有無將本應(yīng)確認(rèn)為收入的事項(xiàng)作為預(yù)收賬款處理。

私營公司預(yù)付賬款的核算

私營公司應(yīng)設(shè)置“預(yù)付賬款”賬戶對(duì)預(yù)付貨款進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。企業(yè)對(duì)供貨方預(yù)付貨款時(shí)，應(yīng)借記“預(yù)付賬款”科目，以后收到預(yù)購的材料或商品時(shí)，則貸記“預(yù)付賬款”科目。

工業(yè)企業(yè)預(yù)付賬款的核算

1、企業(yè)預(yù)付貨款

借：預(yù)付帳款

貸：銀行存款

2、收到所購物品，根據(jù)發(fā)票帳單等列明的金額

借：材料采購等

貸：預(yù)付帳款

3、補(bǔ)付的貨款

借：預(yù)付帳款

貸：銀行存款

4、退回多付的貨款

借：銀行存款

貸：預(yù)付帳款

若私營公司預(yù)付貨款情況不多，也可將預(yù)付的貨款直接記入“應(yīng)付賬款”科目的借方，預(yù)付貨款時(shí)，借記“應(yīng)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目，收到材料或商品時(shí)再予以轉(zhuǎn)銷。若期末編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)，“應(yīng)付賬款”所屬明細(xì)科目有借方余額的，應(yīng)將這部分借方余額在資產(chǎn)負(fù)債表的資產(chǎn)方列示。

核算異常情況

新《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》附錄《會(huì)計(jì)科目和主要賬務(wù)處理》規(guī)定，“預(yù)付賬款”科目用來核算企業(yè)按照合同約定預(yù)付的款項(xiàng)。企業(yè)可按供貨單位進(jìn)行明細(xì)核算。該科目期末一般為借方余額，反映企業(yè)預(yù)付的款項(xiàng)，如為貸方余額，則反映企業(yè)尚未補(bǔ)付的款項(xiàng)。

在日常會(huì)計(jì)核算中，該科目與稅收有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)較少，主要為預(yù)付購貨款后在收到貨物時(shí)可能涉及的對(duì)增值稅進(jìn)項(xiàng)稅的處理，但由于對(duì)增值稅進(jìn)項(xiàng)稅扣除的管理非常嚴(yán)格，所以，該事項(xiàng)出現(xiàn)偷稅的可能性較低。但值得注意的是，正是由于該科目涉稅事項(xiàng)較少，使得許多檢查人員不重視對(duì)預(yù)付賬款的檢查，往往使該賬戶成為企業(yè)賬內(nèi)“飛過?！奔半[匿利潤的防空洞，本文介紹的案例就屬于這方面的問題。

“預(yù)付賬款”賬戶用于核算企業(yè)按照合同規(guī)定向供貨單位預(yù)付的款項(xiàng)?！邦A(yù)付賬款”賬戶下應(yīng)按購貨單位設(shè)置明細(xì)賬，進(jìn)行明細(xì)核算。預(yù)付賬款情況不多的企業(yè)，也可以將預(yù)付的款項(xiàng)直接記入“應(yīng)付賬款”的借方。

在預(yù)付貨款業(yè)務(wù)不多的企業(yè)，也可以通過“應(yīng)付賬款”科目核算預(yù)付賬款業(yè)務(wù)。企業(yè)在預(yù)付時(shí)借記“應(yīng)付賬款”科目，收到采購的商品后再予沖銷。但是，在這種處理方法下，“應(yīng)付賬款”的某些明細(xì)賬戶可能會(huì)出現(xiàn)借方余額。在期末，應(yīng)付賬款明細(xì)賬的借方余額應(yīng)在資產(chǎn)負(fù)債表中列作資產(chǎn)項(xiàng)目，而各明細(xì)賬的貸方余額才列為負(fù)債。

預(yù)付賬款業(yè)務(wù)較多的企業(yè)，需要為每一個(gè)客戶設(shè)置明細(xì)賬，列明預(yù)付日期、采購商品的規(guī)格及數(shù)量、預(yù)付金額、到貨日期及注銷日期等。

企業(yè)的預(yù)付賬款不得計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。但是，如果有確鑿的證據(jù)表明企業(yè)預(yù)付賬款的性質(zhì)已經(jīng)發(fā)生改變，或者因供貨單位破產(chǎn)、撤銷等原因已經(jīng)無望再收到所購貨物的，應(yīng)將原計(jì)入預(yù)付賬款的金額轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款，并按規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。

企業(yè)應(yīng)設(shè)置“預(yù)付賬款”會(huì)計(jì)科目，核算企業(yè)按照購貨合同規(guī)定預(yù)付給供應(yīng)單位的款項(xiàng)。

（1）企業(yè)因購貨而預(yù)付的款項(xiàng)，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。

（2）收到所購物資時(shí)，根據(jù)發(fā)票賬單等列明應(yīng)計(jì)入購入物資成本的金額，借記“物資采購”或“原材料”、“庫存商品”等科目，按專用發(fā)票上注明的增值稅額，借記“應(yīng)交稅金—應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）”科目，按應(yīng)付金額，貸記“預(yù)付賬款”科目。

（3）補(bǔ)付的款項(xiàng)，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目；

（4）退回多付的款項(xiàng)，借記“銀行存款”科目，貸記“預(yù)付賬款”科目。

預(yù)付款項(xiàng)情況不多的企業(yè)，也可以將預(yù)付的款項(xiàng)直接記入“應(yīng)付賬款”科目的借方，不設(shè)置“預(yù)付賬款”科目。

企業(yè)的預(yù)付賬款，如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款性質(zhì)，或者因供貨單位破產(chǎn)、撤銷等原因已無望再收到所購貨物的，應(yīng)將原計(jì)入預(yù)付賬款的金額轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。企業(yè)應(yīng)按預(yù)計(jì)不能收到所購貨物的預(yù)付賬款賬面余額，借記“其他應(yīng)收款——預(yù)付賬款轉(zhuǎn)入”科目，貸記“預(yù)付賬款”科目。

除轉(zhuǎn)入“其他應(yīng)收款”科目的預(yù)付賬款外，其他預(yù)付賬款不得計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。

“預(yù)付賬款”科目應(yīng)按供應(yīng)單位設(shè)置明細(xì)賬，進(jìn)行明細(xì)核算。

“預(yù)付賬款”科目期末借方余額，反映企業(yè)實(shí)際預(yù)付的款項(xiàng)；期末如為貸方余額，反映企業(yè)尚未補(bǔ)付的款項(xiàng)。

一、“預(yù)付賬款”科目錯(cuò)用的形式和原因

企業(yè)在日常核算過程中，基于主觀故意和客觀原因，有時(shí)會(huì)誤用“預(yù)付賬款”科目或利用該科目隱瞞利潤推遲納稅、偷逃企業(yè)所得稅，一般來說有以下幾種情形：

（一）購置機(jī)器設(shè)備、購建廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款等誤記入“預(yù)付賬款”。在實(shí)際會(huì)計(jì)核算中，企業(yè)發(fā)生的購置機(jī)器設(shè)備、購建廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款等業(yè)務(wù)，不少會(huì)計(jì)人員不知道將其列入“預(yù)付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目，認(rèn)為只要是預(yù)付的各種款項(xiàng)均應(yīng)在“預(yù)付賬款”科目列支，沒有正確理解預(yù)付賬款的性質(zhì)。

《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》規(guī)定，預(yù)付賬款科目是流動(dòng)資產(chǎn)類科目，用來核算企業(yè)購入存貨時(shí)形成的預(yù)付款。而上述購建設(shè)備、廠房的預(yù)付款或預(yù)付在建工程款屬于固定資產(chǎn)類核算的對(duì)象，不應(yīng)在“預(yù)付賬款”科目核算，而在“工程物資”或“在建工程”科目核算。

（二）職工借支而預(yù)付的材料款誤記入“其他應(yīng)收款”科目。企業(yè)采購人員借支去采購材料等貨物需要先付款，財(cái)務(wù)部門只有采購人員的借條，發(fā)票在當(dāng)月收不到，也無供貨企業(yè)的收據(jù)，會(huì)計(jì)人員做賬時(shí)誤用“其他應(yīng)收款”科目核算預(yù)付材料款。一般來說，和主營無關(guān)的業(yè)務(wù)可以用其他應(yīng)收款核算，而預(yù)付賬款的核算內(nèi)容是和主營業(yè)務(wù)有關(guān)的項(xiàng)目，如采購材料，需要有合同。所以，職工借支預(yù)付的材料款應(yīng)記入“預(yù)付賬款”。

（三）資產(chǎn)負(fù)債表中的預(yù)付賬款項(xiàng)目填列可能不正確。會(huì)計(jì)期末會(huì)計(jì)人員編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)，容易將應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款合并計(jì)算出錯(cuò)。如：將“預(yù)付賬款”總分類賬戶的期末余額直接填列在資產(chǎn)負(fù)債表的“預(yù)付賬款”項(xiàng)目中，這樣計(jì)算不一定正確。因?yàn)椋偡诸愘~戶等于所屬各個(gè)明細(xì)分類賬戶余額之和。這種錯(cuò)誤源于會(huì)計(jì)人員沒有考慮預(yù)付賬款總分類賬中可能含有應(yīng)付賬款明細(xì)數(shù)額。

實(shí)際上，預(yù)付賬款與應(yīng)付賬款是對(duì)應(yīng)的。需要注意的是，只有在期末編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)，預(yù)付賬款項(xiàng)目年末數(shù)=應(yīng)付賬款的某筆明細(xì)賬戶借方余額 預(yù)付賬款的借方余額，而賬薄記錄不變。

（四）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對(duì)預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款，誤用“在建工程”科目核算。在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)日常核算中，個(gè)別會(huì)計(jì)人員把預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款誤用“在建工程”科目核算，原因是沒有考慮房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的特殊性。我們知道，對(duì)于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)來說，其開發(fā)項(xiàng)目屬于存貨，其預(yù)付工程款和預(yù)付的土地使用權(quán)款應(yīng)使用“預(yù)付賬款”和“開發(fā)成本”兩個(gè)科目進(jìn)行核算，而不是記入“在建工程”或“工程物資”科目。

（五）預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬，影響損益和稅收。對(duì)于非房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，在企業(yè)按購貨合同預(yù)付貨款后，由于供應(yīng)單位不給開發(fā)票，或?qū)Ψ絾挝豢赡艿归]，或未倒閉但時(shí)間達(dá)兩年以上，也不可能開發(fā)票至企業(yè)，會(huì)計(jì)人員則不對(duì)這筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)做賬務(wù)處理，致使預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬，影響當(dāng)期損益。正確的處理是：若估計(jì)不能收回，則將預(yù)付賬款轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款再提取壞賬準(zhǔn)備。

究其原因是主觀故意所致。企業(yè)借口存在一些業(yè)務(wù)技術(shù)上的問題待處理，而不結(jié)轉(zhuǎn)銷售和成本，企業(yè)將正常的主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營業(yè)外收入等記入預(yù)付賬款，掩蓋已實(shí)現(xiàn)的利潤，影響當(dāng)期損益，推遲納稅或達(dá)到偷逃企業(yè)所得稅的目的。雖然這是個(gè)案，但具有一定的代表性。

二、加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的舉措

以上列舉了預(yù)付賬款在企業(yè)實(shí)際核算中可能發(fā)生錯(cuò)誤的5種情形。為了規(guī)范預(yù)付賬款的使用，使企業(yè)提供的財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠，必須對(duì)企業(yè)的預(yù)付賬款加強(qiáng)管理。

（一）建立健全預(yù)付賬款管理的相關(guān)制度

1.建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。財(cái)務(wù)部門工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作，材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作。供應(yīng)部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。

2.建立預(yù)付賬款的控制制度。為了從嚴(yán)控制預(yù)付賬款的發(fā)生，節(jié)約貨幣資金的支出，供應(yīng)部門要按照經(jīng)過部門主任、總會(huì)計(jì)師審批后的購貨合同的條款，辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)，未簽購貨合同的，不得付款。外委工程不準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。

3.建立預(yù)付賬款臺(tái)賬管理制度。財(cái)務(wù)部門與客戶協(xié)商，要求客戶建立預(yù)付賬款臺(tái)賬，詳細(xì)反映各客戶預(yù)付賬款的增減變動(dòng)、余額、發(fā)生時(shí)間、對(duì)方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、對(duì)方的經(jīng)營狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等情況。同時(shí)，將購貨合同、簽證單和臺(tái)賬一同保管，形成完整檔案。

4.建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。供應(yīng)部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時(shí)間，組織交貨，驗(yàn)收入庫，并在7日內(nèi)報(bào)銷。如超過報(bào)銷期限，超期的款額按每天預(yù)付金額的千分之三收取資金占用費(fèi)。財(cái)務(wù)部門對(duì)所發(fā)生的預(yù)付賬款，如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等已無望再收回所購貨物的，應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。每年年終，要組織專人全面清查預(yù)付賬款，與對(duì)方核對(duì)清楚，并取得對(duì)方簽章，做到債權(quán)明確，賬實(shí)、賬賬相符。

5.建立會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)制度。會(huì)計(jì)人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會(huì)計(jì)理論知識(shí)和預(yù)付賬款的運(yùn)用，不做錯(cuò)賬。

（二）建議財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計(jì)部門定期檢查預(yù)付賬款的使用情況

1.對(duì)預(yù)付賬款進(jìn)行分析性復(fù)核；對(duì)大額異常項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)查。

2.對(duì)期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額進(jìn)行比較，解釋其波動(dòng)原因。

3.檢查預(yù)付賬款是否存在貸方余額；如有應(yīng)查明原因，必要時(shí)重作分類調(diào)整。

4.檢查預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬的原因。注意結(jié)合應(yīng)付賬款明細(xì)賬查核是否有重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款中同時(shí)掛賬的情況。

5.企業(yè)是否將正常的主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營業(yè)外收入記入預(yù)付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達(dá)到偷稅的目的；審閱預(yù)付賬款明細(xì)賬，從摘要、對(duì)應(yīng)賬戶的記錄中發(fā)現(xiàn)線索，再進(jìn)一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關(guān)資料。

6.企業(yè)是否利用預(yù)付賬款業(yè)務(wù)往來搭橋，為他人進(jìn)行非法結(jié)算活動(dòng)，以此獲取回扣或轉(zhuǎn)移資金，予以貪污、挪用及私設(shè)“小金庫”；審查預(yù)付賬款業(yè)務(wù)合同是否真實(shí)合法，有無以虛假或不合理合同串通作弊，虛列預(yù)付賬款。

7.是否利用預(yù)付賬款列支非法支出；查證預(yù)付賬款明細(xì)賬的賬齡長(zhǎng)短及相關(guān)的憑證，如賬齡過長(zhǎng)，則有利用“預(yù)付賬款”轉(zhuǎn)移資金或進(jìn)行其他舞弊行為的可能。

8.對(duì)長(zhǎng)期未收到貨物的預(yù)付賬款，可向供貨單位進(jìn)行查詢。

綜上所述，對(duì)預(yù)付賬款正確使用和加強(qiáng)管理，可以將誤用或錯(cuò)用預(yù)付賬款造成的損失及舞弊現(xiàn)象消滅在萌芽之中，為企業(yè)提供真實(shí)可靠的財(cái)務(wù)信息。

第一步：采購提出預(yù)付款申請(qǐng)。

采購員在遇到需要預(yù)付款的時(shí)候，會(huì)提出預(yù)付款申請(qǐng)。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)，沒有跟進(jìn)銷存系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合。所以，這個(gè)預(yù)付款申請(qǐng)的話，需要采購手動(dòng)提出。

一般采購員會(huì)填寫一張預(yù)付款申請(qǐng)單，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)以后，拿到財(cái)務(wù)，讓財(cái)務(wù)人員付款。財(cái)務(wù)人員看到這張預(yù)付款申請(qǐng)單的時(shí)候，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)的單據(jù)內(nèi)容，并進(jìn)行付款。

在系統(tǒng)中操作的時(shí)候，要注意兩個(gè)問題。

一是單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進(jìn)行區(qū)別，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，一般為預(yù)付款業(yè)務(wù)設(shè)置了一個(gè)特殊的的單據(jù)，即“預(yù)付款單據(jù)”。這個(gè)單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時(shí)候，會(huì)去查詢這個(gè)預(yù)付款單據(jù)，看看有沒有未結(jié)賬的預(yù)付款單，若有的話，則會(huì)提示用戶。其實(shí)，從財(cái)務(wù)管理上來說，預(yù)付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因?yàn)轭A(yù)付款是其他的資產(chǎn)，而不是負(fù)債。所以，無論從實(shí)際操作上來考慮，還是從財(cái)務(wù)理論上來說，把兩者進(jìn)行分開都是非常有必要的。有些財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會(huì)有一個(gè)付款類型字段來進(jìn)行分類。道理也是一樣的。

二是最好在注明具體的采購定單號(hào)。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，所以，預(yù)付款單只能夠財(cái)務(wù)部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號(hào)碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因?yàn)樵跊_銷的過程中，一般都是要對(duì)應(yīng)到具體的采購定單上，而不是只要供應(yīng)商對(duì)，什么采購定單都可以沖銷的。若在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務(wù)的時(shí)候，就可以一目了然的知道，這張預(yù)付款單是針對(duì)哪張采購單的。用戶在選擇的時(shí)候，就會(huì)非常的方便。

最后，還要注意一點(diǎn)，就是這張預(yù)付款單據(jù)的沖銷狀態(tài)。剛開立預(yù)付款單據(jù)的時(shí)候，這張單據(jù)的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個(gè)字段一般不能手工維護(hù)，而是根據(jù)下面的沖銷業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)的更新。

第二步：付款單錄入。

到了實(shí)際付款的時(shí)候，采購人員在填寫付款申請(qǐng)的時(shí)候，一般會(huì)提交多張單據(jù)。如公司采購單、公司收貨單、供應(yīng)商發(fā)票。若有預(yù)付款單的話，也會(huì)附上預(yù)付款單據(jù)。這里要注意一點(diǎn)，就是發(fā)票的問題?，F(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習(xí)慣是，供應(yīng)商在收到預(yù)付款的時(shí)候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結(jié)清的話，一次性開發(fā)票。當(dāng)然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應(yīng)商之間進(jìn)行協(xié)商。若有多張發(fā)票的時(shí)候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號(hào)碼。 2100433B

公司對(duì)供貨方客戶或工程承包方預(yù)付賬款時(shí)，應(yīng)借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。

1、借方發(fā)生額（表示預(yù)收賬款減少）

與收入同步確認(rèn)的應(yīng)收未收款項(xiàng)、已核銷壞賬客戶確認(rèn)恢復(fù)付款能力、從“應(yīng)收賬款”科目轉(zhuǎn)入、從“其他應(yīng)收款”科目轉(zhuǎn)入、因應(yīng)收票據(jù)到期未付款而轉(zhuǎn)入、帖現(xiàn)商業(yè)匯票到期未付款轉(zhuǎn)短期貸款、代購貨單位墊付的包裝費(fèi)運(yùn)雜費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)；

2、貸方發(fā)生額（表示預(yù)收賬款增加）

預(yù)收客戶之預(yù)付款項(xiàng)、收到的營業(yè)款項(xiàng)、預(yù)收的商業(yè)匯票、以存貨清償應(yīng)收賬款、以股權(quán)清償應(yīng)收賬款、以債權(quán)清償應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)無形資產(chǎn)清償、已經(jīng)確認(rèn)之壞賬損失、因債務(wù)重組損失的款項(xiàng)、“應(yīng)收賬款”或“其他應(yīng)付款”科目轉(zhuǎn)入

3、期末余額

預(yù)收賬款科目期末貸方余額，反映企業(yè)向購貨單位預(yù)收的款項(xiàng)，期末借方余額屬應(yīng)收賬款性質(zhì)，反映企業(yè)應(yīng)向購貨單位或接受勞務(wù)單位收取的款項(xiàng)。

以后收到預(yù)購的材料、商品或完工工程時(shí)，借記“材料采購”、“固定資產(chǎn)”等科目，貸記“預(yù)付賬款”科目。

補(bǔ)付的貨款，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目；退回多付的貨款，作方向相反的分錄。

預(yù)付貨款情況不多的公司，也可以將預(yù)付的貨款直接記入“應(yīng)付賬款”借方。預(yù)付貨款時(shí)，借記“應(yīng)付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目，收到貨品再轉(zhuǎn)銷。

預(yù)付款項(xiàng)是根據(jù)“預(yù)付賬款”和“應(yīng)付款項(xiàng)”科目所屬明細(xì)科目的期末借方余額合計(jì)數(shù)填列。2100433B