采購作業(yè)

企業(yè)采購成本由原材料的直接采購成本和直接采購成本以外的其他費用(間接成本)組成。

直接采購成本是指企業(yè)因原材料采購而直接形成的全部費用。包括原材料本身的價格,以及因原材料價格以外的因素變動所造成的費用。這些因素包括:價格的穩(wěn)定性和增減趨勢;不同訂購數(shù)量價格的變化;付款方式與結(jié)算方式、幣種;運輸成本、交貨地點;保險費用;供應商品質(zhì)量、包裝形式;對供應商的考察與認可費用;包裝材料能否循環(huán)使用、供應商的售后服務水平;等等。

采購的間接成本是指在本公司產(chǎn)品的市場研究、開發(fā)、生產(chǎn)與售后服務各階段,因供應商的參與或提供的產(chǎn)品所導致的成本,也包括供應商參與或提供的產(chǎn)品沒有達到最好水平而造成的二次成本或損失。

一般來說,采購成本在企業(yè)生產(chǎn)總成本中的比重較大,控制采購成本,對于企業(yè)降低生產(chǎn)總成本,增加銷售利潤有著十分重要的意義。企業(yè)降低采購成本的途徑很多,實踐中,企業(yè)主要通過以下途徑來降低采購成本。

1)根據(jù)庫存和生產(chǎn)要求情況確定采購時機。原材料請購一般首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提出請購單。材料保管人員接到請購單后,應將庫存數(shù)同生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進行比較,當生產(chǎn)所需的原材料數(shù)量超過庫存的數(shù)量時,就應簽字同意采購。對于大批量生產(chǎn)的企業(yè),要有預先的采購計劃,如規(guī)定最低庫存量,當材料保管部門認定庫存材料已達到最低量時提出請購。采購計劃的確定要非常準確,該進的物料不按時進來,會造成停工待料,太早又會造成資金的積壓。臨時性物品的采購通常由使用部門直接提出。請購單由使用部門的主管審批同意,經(jīng)資金預算的負責人員同意簽字后,采購部門辦理采購手續(xù)。

2)嚴格按照采購作業(yè)流程要求規(guī)范請購審批手續(xù)。不同類別(原材料、低值易耗品、其他工作輔助用品等)的請購單要由不同管理層次的主管按照企業(yè)的有關規(guī)定及權限核準。嚴格的采購管理制度是降低企業(yè)采購成本的重要保證。

3)控制訂貨批量。采購部門在對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否控制在限額范圍內(nèi)的基礎上,還應檢查使用物品和審核物品使用的部門主管是否在請購單上簽字同意。對于需要大量采購的原材料、零部件等,還要運用經(jīng)濟批量法測算成本,做各種采購數(shù)量對企業(yè)產(chǎn)品成本影響的分析。

4)盡量采用多種采購形式。主要形式有:招標采購、詢價采購、比價采購、認價采購、定價采購等。

5)按照科學合理的采購價格采購。確定一個合適的采購價格,首先,需要通過市場調(diào)查進行多渠道詢價。詢價內(nèi)容包括市場最高價、最低價和一般價等,并在詢價的基礎上,分析各供應商提供材料的性能、規(guī)格、品質(zhì)要求、用量等建立比價標準。其次,由采購人員、技術人員、財務人員等組成評估小組,估算出符合品質(zhì)要求的采購價格。再次,根據(jù)底價的資料、市場行情、采購量的大小、付款期限的長短等與供應商制定一個符合市場實際情況的合理價格。

企業(yè)一般按照以下程序進行采購作業(yè)：

1）接受采購要求或采購指示。采購要求的內(nèi)容包括采購品種、數(shù)量、質(zhì)量要求以及到貨期限等。一般情況下，制造企業(yè)的采購指示來自生產(chǎn)計劃部門，而生產(chǎn)計劃部門又是根據(jù)企業(yè)市場銷售部門對企業(yè)產(chǎn)品的制造要求以及企業(yè)原材料庫存情況下達采購指示的。因此，企業(yè)的采購策略和市場策略緊密聯(lián)系。

2）選擇供應商。一個好的供應商是確保供應物料的質(zhì)量、價格和交貨期的關鍵。因此，在采購管理中，供應商的選擇和如何保持與供應商的關系是一個主要問題。在采購管理的程序中，這一步驟是先評價多個可候選供應商，然后確定供應商。對供應商的評價包括調(diào)查供應商的商業(yè)信譽以及提供所需品種的能力，匯總該供應商所能提供物料的種類，并就這些物料的供貨要求與供應商進行商談。

3）訂貨。訂貨手續(xù)有時可能很復雜，如昂貴的一次性訂貨物品；有時也可能很簡單，如常年使用的、有固定供應商的物品。值得注意的是，信息技術已經(jīng)為許多企業(yè)提供了簡捷便利的訂貨渠道，采購商和供應商用計算機連接，不需要任何紙的媒介，就可簡捷、迅速地完成訂貨手續(xù)。

4）訂貨跟蹤。主要是指訂單發(fā)出后的進度檢查、監(jiān)控、聯(lián)絡等，目的是為了防止到貨延誤或出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量上的差錯，確保企業(yè)原材料的供應能按計劃執(zhí)行。嚴格說來，訂貨跟蹤是一種被動式的管理，如果出現(xiàn)原材料供應未按計劃執(zhí)行的問題，原因往往在于供應商自身的經(jīng)營管理，或者是采購商與供應商的關系處理不當。企業(yè)采購要變被動為主動，就要在供應商選擇上嚴格把關，并恰當?shù)靥幚砼c供應商的關系，盡量避免問題發(fā)生。

5）驗貨收貨。即對訂購到貨的原材料就規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行查驗入庫。如果供應商很可靠，這一步驟的工作就可省略。例如，很多日本企業(yè)與它們的供應商之間就可以做到貨到無檢驗，直接送到生產(chǎn)線，但就我國企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境而言，要做到這一點還需要一定的時間。2100433B

采購計劃是企業(yè)年度綜合計劃的有機組成部分,是企業(yè)組織訂貨或采購的重要依據(jù)。企業(yè)物料采購計劃工作的內(nèi)容,主要包括計劃編制、執(zhí)行和控制工作。以下我們通過如何確定物料需用量、期初期末庫存量來確定物料申請采購量,為企業(yè)編制科學合理的采購計劃提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

1)物料需用量的確定。物料需用量是指企業(yè)在計劃期內(nèi)為保證生產(chǎn)正常進行所必須消耗的物料數(shù)量。它是按照每類物料的具體品種、規(guī)格、用途分別計算的。其

計算公式如下:

某種物料需用量=[計劃期產(chǎn)量×(1 不可避免的廢品率)]×單位產(chǎn)品消耗定額-計劃回用廢品數(shù)量

式中,計劃期產(chǎn)量包括商品產(chǎn)量和期末期初在制品差額;不可避免的廢品率,一般根據(jù)統(tǒng)計資料并考慮其他因素確定;回用廢品數(shù)量是指能回用于同一產(chǎn)品或不同產(chǎn)品,在該種物料需用量中減掉的回用數(shù)量。

2)期初期末庫存量的確定。企業(yè)在計劃期內(nèi),期初庫存量與期末庫存量往往是不相等的。這就是說,即使在物料需用量不變的情況下,物料的申請或采購量也會發(fā)生相應的增減。當期初庫存量大于期末庫存量時,物料的申請或采購量就可減少;反之,就要增加。期初庫存量。它一般根據(jù)庫存的實際盤點數(shù),并考慮編制計劃時到計劃期初的到貨量和耗用量來計算。其計算公式如下:

計劃期初庫存量=編制計劃時實際庫存量 計劃期初之前到貨量-計劃期初之前耗用量

期末庫存量。它一般指物料儲備定額(即經(jīng)常儲備量加保險儲備量)。實踐中,通常采用50%～75%的經(jīng)常儲備量加保險儲備量作為期末庫存量。對于品種較多的小宗物料,可按物料“小類”或“組”計算平均經(jīng)常儲備量加保險儲備量確定。

3)物料采購量的確定。物料供應計劃中,對于市場采購的物料,企業(yè)應編制物料采購量計劃。物料采購量可用下面公式表示:

某種物料采購量=該種物料需用量 計劃期末庫存量-計劃期初庫存量-企業(yè)內(nèi)部可利用資源

式中,企業(yè)內(nèi)部可利用資源,是指企業(yè)改制、代用或調(diào)劑使用的物料。企業(yè)在確定各種物料需用量和物料采購量之后,就可按物料的具體品種、規(guī)格編制物料平衡表,如表

第一章 工廠采購基礎

第一節(jié) 采購與采購控制

一、采購的定義與內(nèi)容

二、采購的作用

三、采購的五大要求

四、采購作業(yè)的控制要領

范例：某紡織公司采購作業(yè)流程

第二節(jié) 采購作業(yè)的組織

一、采購組織的設置

二、采購部與各部門的協(xié)調(diào)

第二章 工廠采購作業(yè)環(huán)節(jié)

第一節(jié) 制訂采購計劃

一、制訂采購計劃的目的

二、影響采購計劃與預算的因素

三、計劃制訂時各部門的配合

四、采購預算(用款計劃)編制

五、采購數(shù)量計劃

第二節(jié) 采購認證

一、采購認證的組織

二、認證前的準備工作

三、采購認證的工作步驟

第三節(jié) 合同簽訂與訂單處理

一、簽訂采購協(xié)議

范例1：原材料(零部件)采購協(xié)議

二、采購訂單處理

范例2：采購申請單

范例5：材料采購申請單

范例4：訂購單

第四節(jié) 訂單跟蹤與進貨控制

一、訂單跟蹤

二、物料交貨控制

第五節(jié) 采購績效評估

一、采購績效評估的目的

二、采購績效評估的指標

范例5：某企業(yè)采購單與總賬差異

價格明細對照表

范例6：某電腦公司采購績效比較表

三、績效評估的標準

范例7：某公司采購績效考核標準范例

四、績效評估的參與人員

范例8：某公司采購部門顧客滿意調(diào)查表

五、績效評估方式

范例9：某公司采購部門績效目標

第三章 采購監(jiān)管與控制

第一節(jié) 訂購數(shù)量控制

一、訂購與庫存的關系

二、定期式訂購

三、定量式訂購

四、確定最合適的訂貨方法

范例1：庫存管理卡

第二節(jié) 采購質(zhì)量控制

一、采購部門的質(zhì)量管理

二、供應商質(zhì)量評估、認證

范例2：供應商質(zhì)量系統(tǒng)評分標準

三、建立采購質(zhì)量保證體系

第三節(jié) 采購成本控制

一、采購成本的構成

二、采購成本控制的基礎工作

三、降低材料采購成本的方法和手段

四、實行戰(zhàn)略成本管理來指導采購成本控制

第四節(jié) 采購人員監(jiān)控

一、采購人員控制的必要性

二、采取事先預防措施

范例3：某公司采購人員行為規(guī)范

三、加強采購人員的稽核

四、防止暗箱操作的方法

第四章 應商管理

第一節(jié) 供應商的開發(fā)與選擇

一、選擇供應商的原則和步驟

范例1：供應商情況登記表

范例2：供應商評分卡

二、供應商選擇的方法

范例5：供應商調(diào)查問卷

三、供應商考察的八大事項

四、供應商選擇與開發(fā)的關鍵——評審

范例4：某公司供應廠商審核標準

第二節(jié) 供應商評級

一、供應商評級的參與人員

二、供應商評分體系

范例5：某企業(yè)供應商評價基準

三、評級結(jié)果的運用

第三節(jié) 供應商關系管理

一、供應商關系模式

二、建立供應商準入制度

三、合理使用供應商

四、建立供應商會見制

五、供應商激勵機制2100433B

采購作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購策略。有時采購作業(yè)流程沒有標準或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購部門為每個作業(yè)流程確定一個編碼，標明有效日期和主題，并提出采購的具體目標。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時，如果作業(yè)流程較長，而且包括很多部分，那么就需要一個關于具體內(nèi)容的表格或索引。在第一部分通常對一些重要的專用術語作出定義。第二部分一般總結(jié)與該作業(yè)流程相關的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時體現(xiàn)了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領域。例如，有時，外部供應商會使用公司的設備，這時，作業(yè)流程的這一部分就會說明具體負責這一工作的采購人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實際過程。這往往是作業(yè)流程中最長和最詳細的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務時必曼須遵循的指令、指示和活動。這些關于采購作業(yè)流程的全部信息都會體現(xiàn)在采購作業(yè)流程童手冊中。

采購作業(yè)流程手冊是從事采購工作人員的必備手冊，它具有很重要的意義。

(1)手冊是采購員工的參考指南，而且它對新員工尤為有價值，新員工需要得到如何強完成不同活動或者任務的指標。對于經(jīng)驗豐富的人員，該手冊僅對不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關知識。

(2)手冊說明了完成一項任務所需的步驟和活動，從而能夠使任務更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊會使運營更為有效，而且涉及的內(nèi)容往往比策略手冊更加廣泛和詳細。