采購合同管理采購合同的管理

采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作：

(l)加強(qiáng)對公司采購合同簽訂的管理

加強(qiáng)對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理，在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強(qiáng)管理，在簽訂合同時(shí)，要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴(yán)格審查，使簽訂的合同合理合法。

(2)建立合同管理機(jī)構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報(bào)檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時(shí)，可以加強(qiáng)與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實(shí)現(xiàn)。

(3)處理好合同糾紛

當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí)，雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí)，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象

合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此，加強(qiáng)合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。

采購合同管理簽訂的原則

①合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn)，能夠獨(dú)立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。

②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。

③簽訂合同必須堅(jiān)持平等互利、充分協(xié)商的原則。

④簽訂合同必須堅(jiān)持等價(jià)、有償?shù)脑瓌t。

⑤當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。

⑥采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

采購合同管理簽訂的程序

簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個(gè)步驟：

①訂約提議。

訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復(fù)期限內(nèi)受自己提議的約束。

②接受提議。

接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。

③填寫合同文本。

④履行簽約手續(xù)。

⑤報(bào)請簽證機(jī)關(guān)簽證，或報(bào)請公證機(jī)關(guān)公證。

有的經(jīng)濟(jì)合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

（1）商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí)，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。

（2）商品的質(zhì)量和包裝

合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或頒布標(biāo)準(zhǔn);無國家和頒布標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn);對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。

（3）商品的價(jià)格和結(jié)算方式

合同中對商品的價(jià)格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價(jià)辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。

（4）交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式

交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí)，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運(yùn)，還是自提。

（5）商品驗(yàn)收辦法

合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。

（6）違約責(zé)任

簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行，因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金：

①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;

②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;

③逾期發(fā)送商品。

購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等，應(yīng)付違約金或賠償金。

（7）合同的變更和解除條件

合同中應(yīng)規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。

此外，采購合同應(yīng)視實(shí)際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切實(shí)際，行之有效。

在信息化的進(jìn)程中，很多企業(yè)都會(huì)面臨著如何選擇采購合同管理軟件來進(jìn)行管理的問題。市面上有很多種采購合同管理軟件，如何選擇一款適合好用的采購合同管理軟件卻成了最大的難題。一般來說選擇采購合同管理軟件都會(huì)從品牌、功能、價(jià)格、知名度等幾個(gè)方面去考慮。物美價(jià)廉的采購合同管理軟件是最好的選擇，那么，如何選擇到物美價(jià)廉的采購合同管理軟件呢？

（1）選擇采購合同管理軟件，必須要弄清楚要這個(gè)采購合同管理軟件用來干什么的，就是說需求是什么，要解決什么問題，這是衡量一個(gè)采購合同管理軟件是否物有所值的標(biāo)準(zhǔn)。如果對于需要某款采購合同管理軟件來干什么都不知道的話，僅憑某款采購合同管理軟件的價(jià)格或品牌來決定購買，那么某款采購合同管理軟件對于企業(yè)所需求的目標(biāo)來說，一定不能適應(yīng)的，根本上的問題都解決不了。

（2）在選擇采購合同管理軟件的時(shí)候要明確自己的需求，和軟件公司的銷售人員和技術(shù)人員將公司的管理需求詳細(xì)說明，最后看他們的解決方案。當(dāng)然，對于采購合同管理軟件功能的體驗(yàn)是必不可少的，一定要記住對感興趣的采購合同管理軟件進(jìn)行試用，然后幾款采購合同管理軟件相互比較一下，功能、價(jià)格、服務(wù)等各個(gè)方面。

（3）一款采購合同管理軟件從價(jià)格、性能、服務(wù)等方面比較好了之后，還有一點(diǎn)就是選擇的軟件知否有適應(yīng)力。每一個(gè)行業(yè)、每一個(gè)企業(yè)配置特定的功能模塊和特定的業(yè)務(wù)流程。從而實(shí)現(xiàn)軟件適應(yīng)客戶，而不是客戶適應(yīng)軟件新的應(yīng)用模式。可以用這種問題來檢驗(yàn)一個(gè)采購合同管理軟件是否適應(yīng)該公司的需求以及工作環(huán)境。一年以后，我的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化了，采購合同管理軟件能適應(yīng)嗎？我的采購合同管理軟件還可以自定義功能模塊，并且能夠運(yùn)算邏輯嗎？

有美國25年以及中國香港3年IT經(jīng)驗(yàn)的前花旗銀行副總裁羅葉明先生認(rèn)為：有效的采購管理，能幫助企業(yè)降低運(yùn)營成本、提高運(yùn)作效率，優(yōu)化企業(yè)流程，讓企業(yè)的員工的工作更有效率，更有意義，更專業(yè)，減少出錯(cuò)率；令更多供應(yīng)商可以在公平公正情況下參與競爭, 提升企業(yè)與有實(shí)力供應(yīng)商關(guān)系。

采購管理系統(tǒng)支持從采購申請到付款整個(gè)采購過程的管理。采購訂單、銷售單與付款既可以由每個(gè)部門分別管理，也可以由整個(gè)企業(yè)統(tǒng)一管理。采購管理系統(tǒng) 還提供了一個(gè)成熟的合約管理框架，幫助您管理復(fù)雜的采購合同。

● 定義合約范圍與可交付成果

● 定義衡量指標(biāo)

● 費(fèi)用預(yù)算及審批

● 合約履行管理

● 跟蹤變更請求與解決方案

● 跟蹤合約結(jié)果

此合同管理可用于管理服務(wù)水平協(xié)議(SLA)、罰款和基于合同續(xù)約價(jià)格的績效。2100433B

1）合同草擬

2）雙方修改及審閱

3）最終確定合同內(nèi)容

4）雙方蓋章

5）歸檔

6）相關(guān)部門跟進(jìn)合同履約情況2100433B