采購合同管理主要內容

公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

（1）商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。

（2）商品的質量和包裝

合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準，注明是國家或頒布標準;無國家和頒布標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。

（3）商品的價格和結算方式

合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結算方式和結算程序。

（4）交貨期限、地點和發(fā)送方式

交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。

（5）商品驗收辦法

合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

（6）違約責任

簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：

①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;

②不按合同中規(guī)定的商品質量標準交貨;

③逾期發(fā)送商品。

購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。

（7）合同的變更和解除條件

合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。

此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。

采購合同管理簽訂的原則

①合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業(yè)。

②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。

③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。

④簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。

⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。

⑥采購合同應當采用書面形式。

采購合同管理簽訂的程序

簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：

①訂約提議。

訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內受自己提議的約束。

②接受提議。

接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協(xié)商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。

③填寫合同文本。

④履行簽約手續(xù)。

⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。

有的經濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：

(l)加強對公司采購合同簽訂的管理

加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。

(3)處理好合同糾紛

當企業(yè)的經濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象

合同的履行情況好壞，不僅關系到企業(yè)經營活動的順利進行，而且也關系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。

在信息化的進程中，很多企業(yè)都會面臨著如何選擇采購合同管理軟件來進行管理的問題。市面上有很多種采購合同管理軟件，如何選擇一款適合好用的采購合同管理軟件卻成了最大的難題。一般來說選擇采購合同管理軟件都會從品牌、功能、價格、知名度等幾個方面去考慮。物美價廉的采購合同管理軟件是最好的選擇，那么，如何選擇到物美價廉的采購合同管理軟件呢？

（1）選擇采購合同管理軟件，必須要弄清楚要這個采購合同管理軟件用來干什么的，就是說需求是什么，要解決什么問題，這是衡量一個采購合同管理軟件是否物有所值的標準。如果對于需要某款采購合同管理軟件來干什么都不知道的話，僅憑某款采購合同管理軟件的價格或品牌來決定購買，那么某款采購合同管理軟件對于企業(yè)所需求的目標來說，一定不能適應的，根本上的問題都解決不了。

（2）在選擇采購合同管理軟件的時候要明確自己的需求，和軟件公司的銷售人員和技術人員將公司的管理需求詳細說明，最后看他們的解決方案。當然，對于采購合同管理軟件功能的體驗是必不可少的，一定要記住對感興趣的采購合同管理軟件進行試用，然后幾款采購合同管理軟件相互比較一下，功能、價格、服務等各個方面。

（3）一款采購合同管理軟件從價格、性能、服務等方面比較好了之后，還有一點就是選擇的軟件知否有適應力。每一個行業(yè)、每一個企業(yè)配置特定的功能模塊和特定的業(yè)務流程。從而實現(xiàn)軟件適應客戶，而不是客戶適應軟件新的應用模式?？梢杂眠@種問題來檢驗一個采購合同管理軟件是否適應該公司的需求以及工作環(huán)境。一年以后，我的業(yè)務流程優(yōu)化了，采購合同管理軟件能適應嗎？我的采購合同管理軟件還可以自定義功能模塊，并且能夠運算邏輯嗎？

有美國25年以及中國香港3年IT經驗的前花旗銀行副總裁羅葉明先生認為：有效的采購管理，能幫助企業(yè)降低運營成本、提高運作效率，優(yōu)化企業(yè)流程，讓企業(yè)的員工的工作更有效率，更有意義，更專業(yè)，減少出錯率；令更多供應商可以在公平公正情況下參與競爭, 提升企業(yè)與有實力供應商關系。

采購管理系統(tǒng)支持從采購申請到付款整個采購過程的管理。采購訂單、銷售單與付款既可以由每個部門分別管理，也可以由整個企業(yè)統(tǒng)一管理。采購管理系統(tǒng) 還提供了一個成熟的合約管理框架，幫助您管理復雜的采購合同。

● 定義合約范圍與可交付成果

● 定義衡量指標

● 費用預算及審批

● 合約履行管理

● 跟蹤變更請求與解決方案

● 跟蹤合約結果

此合同管理可用于管理服務水平協(xié)議(SLA)、罰款和基于合同續(xù)約價格的績效。2100433B

1）合同草擬

2）雙方修改及審閱

3）最終確定合同內容

4）雙方蓋章

5）歸檔

6）相關部門跟進合同履約情況2100433B