采購流程流程內(nèi)容

1、詢價(Solicitation)

詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術語叫供方資格確認 (SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應商目錄、約定專家擬定 可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。

2、供方選擇(Source Selection)

這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：

合同談判：雙方澄清見解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。

加權方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。

篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。

獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。

一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。

3、合同管理

合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)。

1)授權承包商在適當?shù)臅r間進行工作。

2)監(jiān)控承包商成本、進度計劃和技術績效。

3)檢查和核實分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

4)變更控制，以保證變更能得到適當?shù)呐鷾?，并保證所有應該知情的人員獲知變更。

5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進度和費用支付的聯(lián)系。

6)采購審計。

7)正式驗收和合同歸檔。

企業(yè)采購流程一般有比選、競爭性談判和單一來源三種形式。

比選采購方式的主要流程：

1、采購人發(fā)出采購信息（采購公告或采購邀請書）及采購文件；

2、供應商按采購文件要求編制、遞交應答文件；

3、采購人對供應商應答文件進行評審，并初步確定中選候選供應商

（中選候選供應商數(shù)量少于遞交應答文件供應商數(shù)量，具體數(shù)量視采購項目情況而定）；

4、采購人保留與中選候選供應商進一步談判的權利；

5、采購人確定最終中選供應商，并向所有遞交應答文件的供應商發(fā)出采購結果通知；

6、采購人與中選供應商簽訂采購合同。

競爭性談判的主要程序：

1、采購人發(fā)出采購信息（采購公告或采購邀請書）及采購文件；

2、供應商按采購文件要求編制、遞交初步應答文件；

3、采購人根據(jù)初步應答文件與所有遞交應答文件的供應商進行一輪或多輪談判，供應商根據(jù)采購人要求進行一輪或多輪應答；

4、采購根據(jù)供應商最后一輪應答進行評審，并確定成交供應商；

5、采購人向所有遞交應答文件的供應商發(fā)出采購結果通知；

6、采購人與成交供應商簽訂采購合同。

接收采購計劃－詢比議價－決定－下采購單－審核－跟催－收貨－付款－退貨。相關的單據(jù)有：請購單、采購單、詢價單，采購暫收單、進貨單、采購退貨單、采購異常退貨單等。

采購相關：　

戰(zhàn)略采購是采購人員（commodity manager）根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略需求，制定和執(zhí)行采購企業(yè)的物料獲得的規(guī)劃，通過內(nèi)部客戶需求分析，外部供應市場、競爭對手、供應基礎等分析，在標桿比較的基礎上設定物料的長短期的采購目標、達成目標所需的采購策略及行動計劃，并通過行動的實施尋找到合適的供應資源，滿足企業(yè)在成本、質(zhì)量、時間、技術等方面的綜合指標。

戰(zhàn)略采購計劃內(nèi)容包含采用何種采購技術，與什么樣的供應商打交道，建立何種關系，如何培養(yǎng)與建立對企業(yè)競爭優(yōu)勢具有貢獻的供應商群體，日常采購執(zhí)行與合同如何確立等。

日常采購是采購人員（buyer）根據(jù)確定的供應協(xié)議和條款，以及企業(yè)的物料需求時間計劃，以采購訂單的形式向供應方發(fā)出需求信息，并安排和跟蹤整個物流過程，確保物料按時到達企業(yè)，以支持企業(yè)的正常運營的過程。

采購的對象分為直接物料（BOM material）和間接物料（MRO material），直接物料將用于構成采購企業(yè)向其客戶提供的產(chǎn)品或服務的全部或部分，間接物料將在企業(yè)的內(nèi)部生產(chǎn)和經(jīng)營活動中被使用和消耗。

采購是一個商業(yè)性質(zhì)的有機體為維持正常運轉(zhuǎn)而尋求從體外攝入的過程。

采購的基本原則：成本效益原則質(zhì)量原則、 進度配合原則、公平競爭原則。

什么是采購：是指通過交換獲取物料和服務的購買行為，為企業(yè)經(jīng)營在合適的時間、地點、價格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源。

采購員必備能力：成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識。

什么樣才是好的采購員：采購員必備能力外，要有合理的采購計劃，遵守5R原則，選擇合適的供應商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業(yè)正常生產(chǎn)下，降低采購成本。

采購員須承擔的責任：采購計劃與需求確認、供應商選擇與管理、采購數(shù)量控制、采購品質(zhì)控制、采購價格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同管理、采購記錄管理。

采購流程：收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。

采購數(shù)量計算：本期應采購數(shù)量=本期生產(chǎn)需用量 本期末預定庫存量-前期預估庫存量-前期已購未入庫數(shù)量

怎樣合理降低采購成本：事先制定合理的采購計劃，查詢當前市場行情，掌握影響成本的因素和事件。事中尋找多家合格廠商的報價，制作底價或預算，運用議價技巧。事后選擇價格適當?shù)膹S商簽訂合約，利用數(shù)量或現(xiàn)金折扣。

采購價格構成：供應商成本的高低，規(guī)格與品質(zhì)，采購物料的供需關系，生產(chǎn)季節(jié)和采購時機，交貨條件，付款條件。

采購商品成本構成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、設備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成本，制造費用或外包費用，營銷費及稅捐、利潤。

什么是合適的價格：采購價格應以達到適當價格為最高目標，采購員必須以采購要求，根據(jù)市場行情，分析物料的質(zhì)量狀況和價格變動情況，選擇物美價廉的物料進行購買。

怎么樣判斷采購價格是否合理：進行成本分析，價格分析，市場調(diào)研，多家廠商報價。

怎樣找供應商：利用現(xiàn)有的資料，公開征求的方式，通過同業(yè)介紹，閱讀專業(yè)刊物，協(xié)會或采購專業(yè)顧問公司，參加產(chǎn)品展示會。

供應商分類：原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。

合格供應商的標準：優(yōu)秀的企業(yè)領導人，高素質(zhì)的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。

怎樣對供應商進行分析：價格，品質(zhì)，服務，位置，存貨政策，柔性。

專業(yè)知識.判斷力.責任感.時間觀.口才.

采購流程：收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。

采購價格構成：供應商成本的高低，規(guī)格與品質(zhì)，采購物料的供需關系，生產(chǎn)季節(jié)和采購時機，交貨條件，付款條件。

供應商分類：原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。

合格供應商的標準：優(yōu)秀的企業(yè)領導人，高素質(zhì)的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。

1．新產(chǎn)品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發(fā)工作。

2．對新供應商品質(zhì)體系狀況（產(chǎn)能、設備、交期、技術、品質(zhì)等）的評估及認證，以保證供應商的優(yōu)良性。

3．與供應商的比價、議價談判工作。

4．對舊供應商的價格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作，以確定原供應商的穩(wěn)定供貨能力。

5．及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。

6．采購計劃編排．物料訂購及交期控制。

7．部門員工的管理培訓工作。

8．與供應商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)等。

職責

1．主要原材料的估價。

2．供應商材料樣板的品質(zhì)初步確認。

3．材料樣版的初期制作與更改。

4．替代材料的搜尋。

5．采購部門有關技術、品質(zhì)文件的擬制。

6．與技術、品質(zhì)部門有關技術、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)。

7．與供應商有關技術、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)。

工作職責

1．訂購單的下達。

2．物料交期的控制。

3．材料市場行情的調(diào)查。

4．查證進料的品質(zhì)和數(shù)量。

5．進料品質(zhì)和數(shù)量異常的處理。

6．與供應商有關交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)。

a. 較強的工作能力

采購是一項相當復雜，而且要求很高的工作，采購員應具備的基本工作能力也相當?shù)亩鄻踊２少徣藛T必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業(yè)知識水平。

a-1分析能力

由于采購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料規(guī)格、品種的購買決策、何者為企業(yè)所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如何管理才能得到消費者的回應。因此，采購員應具備使用分析工具的技巧，并能針對分析結果制定有效的決策。

首先，采購支出是構成企業(yè)制造成本的主要部分，因此采購員必須具有成本意識，精打細算，錙銖必爭，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂：“一分錢一分貨”，不可花一分冤枉錢，買品質(zhì)不好或不具有使用價值的物品。隨時將投入（成本）與回報（使用狀況、時效、損耗、維修次數(shù)等）加以比較。

此外，對報價單的內(nèi)容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項（包括原料、人工、工具、稅費、利潤、交貨時間、付款條件等）加以剖析判斷。

a-2預測能力

在現(xiàn)代動態(tài)經(jīng)濟環(huán)境下，物料的采購價格與供應數(shù)量是經(jīng)常調(diào)整變動的。采購員應能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，判斷貨源是否充裕；通過與供應商的接觸，從其“銷售”的態(tài)度，揣摩物料可能供應的情況；從物料價格的漲跌，推斷采購成本受影響的幅度有多大?？傊?，采購員必須開闊視野，具備“察言觀色”的能力，對物料將來供應的趨勢能預謀對策。

a-3表達能力

采購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通，都必須能正確、清晰表達采購的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。面對忙碌的采購工作，必須使采購人員具備“長話短說，言簡意賅”的表達能力，以免浪費時間?！皶灾岳?，動之以情”來爭取采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。

b. 一定的知識與經(jīng)驗

采購員特別是管理人員至少應具備?？埔陨系膶W歷，因為接受過正式?？埔陨辖逃柧毜膶W生，其所具備的專業(yè)知識與技巧較能符合采購工作的需求。除此之外，采購員最好具有商學知識，如企業(yè)管理、流通業(yè)管理、流行商品或行銷等科系，并以曾修過商品資訊、統(tǒng)計、行銷、業(yè)務人員管理的人員尤佳。

b-1. 產(chǎn)品知識

無論是采購哪一種物料，都必須要對其所欲采購的標的物有基本的認識。我們很清楚，一個學化工機械并從事多年化工機械采購的人員因工作需而轉(zhuǎn)向電子元器件采購，盡管他從事采購已多年，但他仍會感到有些力不從心，如果他想盡快適應新角色就必須及時補充有關電子元器件方面的知識，補充的途徑很多，如自學、參加相關專業(yè)培訓班等。一些采購員認為，采購員不是搞研究開發(fā)的，而且往往有本企業(yè)工程技術人員及品管人員的協(xié)助，故不需掌握太多的專業(yè)知識，持有這種觀點的采購員必須認識到那些可以支持你的工程及品管人員并不是時時刻刻在你的左右，況且有時他們因各種原因未必能幫你。對于零售企業(yè)采購員來說，對商品的了解要比其他行業(yè)的采購員還要深入，因為其必須擔負起銷售業(yè)績的相關責任。以流行服飾的采購員來說；以家電用品的采購員而言，必須了解產(chǎn)品的功能、技術層次、原料、制程、保修期限等。

不過，由于采購員采購的范圍大小不一，物料種類為數(shù)甚多，更何況流行科學技術發(fā)展極為迅速，采購員要如何持續(xù)性的擁有產(chǎn)品知識呢？基本上，有幾種方式可以供采購人員參考：大學的課程、貿(mào)易性期刊、流行雜志、展覽或工作參觀、與供應商保持聯(lián)絡等。

b-2客觀理智

采購員在選擇商品或商品組合時絕對不能憑自我的感覺，必須要利用科學的方法針對消費者需求與市場流行趨勢進行合理的分析，并將分析結果客觀地呈現(xiàn)出來，選擇最有利益的商品，不因主觀的偏見而左右了采購策略的擬定。

b-3專注投入

對于采購員來說，專注投入相當重要，因為，采購員必須要利用更多的時間去了解市場趨勢與發(fā)掘更多的供應商，必須常常加班，尢其是生產(chǎn)的旺季，加班到深夜時有所見。除此之外，采購員還必須協(xié)助高層主管規(guī)劃采購策略，因此在年度或每年開始時都會特別的忙碌，采購員必須毫無怨言地投入其中。

c. 良好的品德

采購員必須具備如下良好的品德：

c-1廉潔

采購員所處理的“訂單”與“鈔票”并無太大的差異，因此難免被“唯利是圖”的供應商所包圍。無論是威迫（透過人際關系）還是利誘（回扣或紅包），采購員都必須廉潔，維持“平常心”、“不動心”，否則以犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤已。“重利忘義”的人，是難以勝任采購工作的。

c-2敬業(yè)精神

“缺貨或斷貨”實為采購人員最大的失職。固然造成短缺的原因很多，若采購人員能有“舍我其誰”的態(tài)度，高度負責采購所需的物料，則企業(yè)的損失將會大大減少。

c-3虛心與耐心

采購員雖然在買賣方面較占有上風，但對供應商的態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問、虛心求教，不可趾高氣揚、傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱辛與復雜，采購員更需有忍耐、等待的修養(yǎng)，才能“欲擒故縱”，氣定神閑地進行工作。居于劣勢時，亦能忍讓求全，不慍不火，克已奉公。

c-4遵守紀律

采購員是外出執(zhí)行采購的人員，他們的一言一行都代表著企業(yè)與外界打交道，他們的工作好壞不僅影響企業(yè)的效益，而且影響企業(yè)的聲譽，因此，企業(yè)對采購員規(guī)定了若干紀律，采購員必須自覺遵守，嚴格執(zhí)行。

戰(zhàn)略成本

戰(zhàn)略成本核算流程由四個步驟組成：估計供應商的產(chǎn)品或服務成本；估計競爭對手的產(chǎn)品或服務成本；設定你公司的標準成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程需要改進的領域；確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進對你公司的價值。

使用這四步驟有助于回答下面的問題：我的企業(yè)應該擴大生產(chǎn)能力嗎？競爭對手的長處和弱點是什么？什么樣的戰(zhàn)略會讓我的企業(yè)在競爭中先發(fā)制人？這個流程會對你公司的底線收益和現(xiàn)金流產(chǎn)生什么影響？

1.估計供應商的產(chǎn)品或服務成本?？梢酝ㄟ^參觀供應商的設施，觀察并適當提問獲得許多有用的數(shù)據(jù)，以估計供應商的成本。記住，要估計供應商的成本，你必須了解產(chǎn)品的用料，制造該產(chǎn)品的操作人員數(shù)量，以及所有直接用于生產(chǎn)過程的設備的總投資額。

組隊參觀供應商的設施。該團隊應至少有三人，其中包括來自工程部、采購部和生產(chǎn)部等三個關鍵部門各一人。參觀前，小組成員應先碰頭，確定每人承擔的角色以及參觀重點。每個人分配一個成本動因，即物料、 總投資和人工之一，并就該動因收集盡可能多的信息。

由于工程部人員可能對設備最為熟悉，通常指派他/她了解所用到的全部生產(chǎn)設備以及這些設備的供貨商。采購人員的任務是深入了解用于制造的材料。而生產(chǎn)部人員則通常去“數(shù)人頭”，他必須了解生產(chǎn)流程以及人員配置。

估計供應商成本并了解哪些地方最占成本之后，你就可以規(guī)劃一個使自己在價格上獲利的談判。怎么做？跟供應商一起降低比重最大的成本，從而降低本企業(yè)的材料成本，提高底線收益。

要始終爭取雙贏的局面。這就是說，要盡量從談判中獲得對雙方都有利的最佳結果。如果你試圖與供應商建立長期的關系，就不能夠在談判中把供應商逼到賠錢的地步。與此同時，你也不能讓自己過多地讓步。

2.計算競爭對手的產(chǎn)品和服務成本。對競爭對手的估測能提供必要的信息，使你的公司在市場中采取主動。這種先發(fā)制人的姿態(tài)使企業(yè)保持業(yè)界的領先地位，并最終使其保持盈利性，長久地生存下來。

競爭力評估不僅僅是指瞄準業(yè)界同行的標桿。它指的是對競爭對手的業(yè)務、投資、成本、現(xiàn)金流作出細致的研究，并且預測它們的長處和弱點。這些信息可能不容易獲得，但它們能使你作出可靠的商業(yè)決策，保持企業(yè)的競爭力，成為“群雄之首”。

專利中包含有豐富的信息。從專利資料中，你通?？梢垣@得兩條主要信息：所用的材料和制造流程。有了來自專利的信息，加上對制造流程的了解，你公司的工程人員就能編寫流程圖，并對制造設備的重置投資作出估計。

細分市場概述、公司財務資料、管理人員簡介以及企業(yè)歷史也能向你提供有關競爭對手的豐富信息。通過查閱含有主要銷售數(shù)據(jù)和市場等信息的商務雜志（尤其是其年刊），你能對獲得對市場有所了解。一旦你確信這些資料，就可以計算競爭對手產(chǎn)品和服務的成本。

3.設定你公司的標的成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程中可改進的領域。在你著手發(fā)現(xiàn)需要注意的領域，并實施改善成本面貌前，你須先估計競爭對手的成本，將其與你公司的實際成本相比較。

比如說，競爭對手的長處在于材料、勞務以及管理成本。在材料方面成本能夠做到每磅70美分，在勞務方面做到每磅40美分，管理成本方面做到每磅30美分。你公司的最佳策略是制定計劃來改善上述領域的狀況。如果你的計劃難以奏效，或者你不相信企業(yè)能大大降低這些成本，那么最佳策略也許是不在研究和發(fā)展上作任何投資。

如果競爭對手的弱點在于水電、維修、折舊、財產(chǎn)稅和保險費方面，這對你又意味著什么？這些領域跟總投資直接相關。競爭對手肯定擁有比你更高的自動化程度或更流水線化的流程。

戰(zhàn)略成本核算要求你發(fā)現(xiàn)需要改進的領域，分析實現(xiàn)這些目標（投資和時間）所需付出的努力，并計算實現(xiàn)這些改進給企業(yè)帶來的價值。

4.確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進對公司的價值。公司考慮作出的任何改變都可從短期和長期效果兩方面來看待。要發(fā)現(xiàn)你提議的改變對財務狀況的長期影響，可以看現(xiàn)金流?，F(xiàn)金流比單單的凈利潤更能讓你看到全局。

現(xiàn)金對企業(yè)，就像血液對人體那樣重要。如果現(xiàn)金流出量大于流入量，企業(yè)就不會健康，甚至可能死亡?，F(xiàn)金“缺血”在小企業(yè)當中尤為常見，它們一般沒有大量的現(xiàn)金儲備。可以運用現(xiàn)金流分析來確定一個企業(yè)的健康程度，并制定財務計劃。

現(xiàn)金流是企業(yè)資金流入量減去流出量后的金額。現(xiàn)金流入的主要來源是銷售收入?，F(xiàn)金流出是指企業(yè)運營、購買新的固定設施或設備以及支付稅款等一切必要的現(xiàn)金開支?，F(xiàn)金開支也包括勞務、水電和維修費用。

通過計算年度實際或預測的現(xiàn)金流入和流出，你就可制訂一個計劃以保證你公司的財務順利運行。而且通過預測本企業(yè)和競爭對手的現(xiàn)金流，你可以了解到戰(zhàn)略規(guī)劃效果在財務上的反映。

這些規(guī)則適用于當今市場上的所有企業(yè)。企業(yè)只有在戰(zhàn)略上走在成本控制的前列，降低成本，了解競爭對手情況，并在擴大乃至縮小規(guī)模方面作出明智的決策，才能贏得持久的繁榮。

1、發(fā)現(xiàn)問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。

2、項目可行性研究：這個階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報，客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購計劃、考慮預算等問題。

3、項目立項：這一階段一般會組建有使用部門、技術部門、財務部門、決策部門等人員共同組成的項目采購小組。

4、確定采購的技術標準：在這一階段，是客戶關于采購標準制定階段。通常由客戶使用部門和技術部門分析需求，再把需求轉(zhuǎn)化成采購標準。

5、招標：采購標準制定好以后，客戶將以標書的形式發(fā)布出來，準備投標的廠家拿到標書就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點，客戶一般不會改動采購方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因為對他們來說，采購方案的改動是“牽一發(fā)而動全身”的，成本很高。

6、項目評標：客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談，以便進行評估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個階段會確立首選供應商。

7、合同審核：這一階段客戶會通過商務談判，努力爭取一些附加價值。產(chǎn)品的技術標準和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。

8、簽訂協(xié)議：本階段是簽訂合同，交付產(chǎn)品，實施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認真履行承諾，準時交貨，按進度完成。了解客戶內(nèi)部采購流程，是工業(yè)品營銷說對話、找對人、做對事的前提。

估計供應商的產(chǎn)品或服務成本；

估計競爭對手的產(chǎn)品或服務成本；

設定你公司的標的成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程需要改進的領域；

確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進對你公司的價值。2100433B

采購作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購策略。有時采購作業(yè)流程沒有標準或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購部門為每個作業(yè)流程確定一個編碼，標明有效日期和主題，并提出采購的具體目標。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時，如果作業(yè)流程較長，而且包括很多部分，那么就需要一個關于具體內(nèi)容的表格或索引。在第一部分通常對一些重要的專用術語作出定義。第二部分一般總結與該作業(yè)流程相關的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時體現(xiàn)了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領域。例如，有時，外部供應商會使用公司的設備，這時，作業(yè)流程的這一部分就會說明具體負責這一工作的采購人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實際過程。這往往是作業(yè)流程中最長和最詳細的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務時必曼須遵循的指令、指示和活動。這些關于采購作業(yè)流程的全部信息都會體現(xiàn)在采購作業(yè)流程童手冊中。

采購作業(yè)流程手冊是從事采購工作人員的必備手冊，它具有很重要的意義。

(1)手冊是采購員工的參考指南，而且它對新員工尤為有價值，新員工需要得到如何強完成不同活動或者任務的指標。對于經(jīng)驗豐富的人員，該手冊僅對不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關知識。

(2)手冊說明了完成一項任務所需的步驟和活動，從而能夠使任務更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊會使運營更為有效，而且涉及的內(nèi)容往往比策略手冊更加廣泛和詳細。

采購流程是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動具體執(zhí)行的標準。采購流程由于采購來源、采購方式、采購對象的不同會有一定的差異，因此采購流程的設計是十分重要的。企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越多就更要重視采購流程設計。采購流程的設計適合采用閉環(huán)方法，即實施、監(jiān)控、反饋、優(yōu)化。一般采購流程包括采購計劃、采購認證、采購訂單和管理評價四個環(huán)節(jié)。

在采購流程設計中要注意以下事項。

一是采購流程的環(huán)節(jié)應該與采購物品的數(shù)量、種類和區(qū)域相匹配，流程的環(huán)節(jié)過多會增加作業(yè)內(nèi)容和成本，降低工作效率；流程的環(huán)節(jié)過于簡單，則會導致采購過程失去控制。

二是采購流程要保持其流暢性和一致性，避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免同一采購文件簽字部門太多，影響工作效率。

三是明確各項作業(yè)的任務、權力和責任，并明確核查辦法；同時要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂，如“緊急采購”等偶然事件。

四是采購流程的設計要體現(xiàn)民主決策的思想，采購流程的設計應該由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質(zhì)量管理等相關人員一起來研究決定。一個完整的采購作業(yè)流程應該包括以下內(nèi)容：發(fā)現(xiàn)需求、編制采購計劃、選擇供應商、擬定采購訂單、跟催貨物、驗收貨物、支付貨款和更新記錄。

(一)發(fā)現(xiàn)需求

采購的起點是發(fā)現(xiàn)需求。對于一般企業(yè)而言，采購產(chǎn)生于企業(yè)的某一個部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗器材；生產(chǎn)部門需要原材料等。每個部門具體負責業(yè)務活動的人員應該很清楚地了解本部門的需求：需要什么、需要多少、何時需要等。為此每個具體的部門都要提出自己的采購需求計劃，在規(guī)定的時間里提供給采購部門，由采購部門進行集中采購來滿足企業(yè)發(fā)展的需要。對于配送中心來說，采購的需求一方面來自中心內(nèi)部各部門的實際需求；另一方面則來自客戶的采購需求。配送中心的任務就是通過對采購需求的審核來確定采購計劃，比如，采購多少；何處采購、何時采購等等。

(二)編制采購計劃

采購計劃，是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況、掌握企業(yè)物料消耗規(guī)律的基礎上對計劃期內(nèi)物料采購活動所進行的部署和安排。它包括認證計劃和訂單計劃兩方面的內(nèi)容。采購計劃有廣義和狹義之分。廣義的采購計劃是指為保證供應各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的物料的需要而編制的各種采購計劃的總稱。狹義的采購計劃是指年度采購計劃，是企業(yè)計劃年度內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營活動中所需要采購的各種物料的數(shù)量和時間所作出的安排。采購計劃是企業(yè)生產(chǎn)計劃的一部分，是企業(yè)年度計劃與目標的組成部分。編制一個完整的采購計劃主要包括以下八個環(huán)節(jié)：

1.準備認證計劃

采購認證是企業(yè)采購人員對采購單位進行考察并建立采購關系的過程。制定采購計劃需要與認證部門協(xié)作進行。準備認證計劃是整個采購計劃工作的起點，也是做好采購計劃的基礎，主要包括四個方面的內(nèi)容：接收客戶提交的批量需求計劃、接收余量需求計劃、熟悉認證的環(huán)境資料、制定認證計劃說明書。

2.評估認證需求

這是編制采購計劃的第二步，主要是分析所采購物料的基本情況，比如，數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標準、涉及的金額等。由于在具體的規(guī)格要求交給供應商之前，采購部門是能見到它的最后一個部門，因此，需要對其進行最后的檢查。如果采購部門的工作人員對申請采購的產(chǎn)品或服務不熟悉，就會導致檢查無效。所以采購部門的評估一定要建立在專業(yè)基礎之上，以保證采購的科學性。

3.計算認證容量

它主要包括四個方面的內(nèi)容。

(1)分析項目認證資料，即對需要采購的物料項目進行分析認證，這是采購計劃人員的一項重要任務。一般來說熟練的分析幾種物料的認證資料是能夠做到的，要分析成千上萬種的物料，其難度就要很大，甚至是不可能。這就要求采購人員不僅要熟悉業(yè)務，而且還要學會利用專業(yè)力量來分析采購物料的情況。

(2)計算總體認證容量，就是通過對供應商訂單容量的分析來確定采購市場中總體的采購產(chǎn)品或服務的總量。

(3)計算承接認證容量，在總體認證容量的基礎上確定配送中心可以利用的供應商的數(shù)量和供應商能夠提供所要采購產(chǎn)品和服務的數(shù)量。

(4)確定剩余認證容量，某物料的剩余認證容量，是所有供應商群體的剩余認證容量的總和。

4.制定認證

計劃制定認證計劃主要包括：

(1)把需求與市場容量對比進行綜合平衡，一般情況下市場供應的某種物料的容量與配送中心的需求是有差異的。一種情況是供大于求，另一種情況則是供小于求。如果是后一種情況就需要采購部門進行綜合平衡，確定剩余的采購容量，進而尋找新的供應商，開辟新的供貨渠道。

(2)制定認證計劃，配送中心經(jīng)過對比和平衡之后要制定物料的需求認證計劃，并以此為根據(jù)做好訂單計劃。認證物料數(shù)量的公式如下：

認證物料數(shù)量=開發(fā)樣件需求數(shù)量 檢驗檢測需求數(shù)量 樣品數(shù)量 機動數(shù)量

5.準備訂單計劃

這是訂單環(huán)節(jié)的第一步，它主要有四個方面的內(nèi)容。

(1)預測市場需求，要想制訂比較準確的訂單計劃，必須要掌握客戶訂單和市場需求計劃，進一步將其分解便得到生產(chǎn)需求計劃。

(2)確定生產(chǎn)需求，企業(yè)的生產(chǎn)需求是根據(jù)生產(chǎn)計劃確定的。采購計劃人員要深人生產(chǎn)實際，學習和掌握生產(chǎn)計劃及工藝知識，從而了解生產(chǎn)物料需求，確定企業(yè)的生產(chǎn)需求。

(3)準備相關的訂單環(huán)境資料，包括訂單物料的供應商信息、訂單比例信息、包裝信息、訂單周期。配送中心一般采用計算機信息系統(tǒng)管理物資采購訂單環(huán)境信息。

(4)制定訂單計劃說明書，主要包括：訂單計劃說明書(物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等)，還有附表(市場需求計劃、生產(chǎn)需求計劃、訂單環(huán)境資料)。

6.評估訂單需求

只有準確的評估物資采購訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括三個方面的內(nèi)容：分析市場需求、分析生產(chǎn)需求、確定訂單需求。

7.計算訂單容量

計算訂單容量是采購計劃中的重要組成部分。只有準確地計算出訂單容量，才能對比需求和容量，經(jīng)過綜合平衡，最后制定出正確的訂單計劃。計算訂單容量包括四個方面內(nèi)容：分析項目供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩余訂單容量。

8.制定訂單計劃

這是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的一個環(huán)節(jié)。訂單計劃做好之后就可以按照計劃進行采購工作。一份訂單的內(nèi)容包括下單數(shù)量和下單時間兩個方面的內(nèi)容。

下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計劃入庫量現(xiàn)有庫存 安全庫存量

下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間

(三)選擇供應商

供應商的選擇是采購管理成功的關鍵因素。一個合適的供應商能提供合適的、高質(zhì)量的、足夠數(shù)量的、合理價格的、準時交貨的物資供應，并具有良好的售后服務。供應商的選擇必須做出基本的決策。一是決定自制還是外購；二是選擇外購要進行一系列評估來確定供應商。為有效地進行采購，配送中心的采購部門必須考慮供應商旅行合同情況的記錄、自己所購物料項目的分類表等。選擇好物料的供應商后，配送中心的相關采購人員就要發(fā)出采購訂單。

(四)擬定采購訂單

有些情況下，物流配送中心與供應商簽有某種商品的銷售協(xié)議，這樣的話，雙方就可以按銷售協(xié)議供貨了。如果沒有銷售協(xié)議，配送中心就要進行采購訂單的擬定工作。采購訂單必須是書面形式，即使采購訂單是通過電話發(fā)出的，隨后也要補上書面的訂單。

(五)貨物跟催

采購訂單發(fā)給供應商之后，配送中心要對貨物訂單進行跟蹤或催貨。在一些企業(yè)中甚至會設有專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對采購訂單所做的例行追蹤，以便能確保供應商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。跟蹤也有利于及時發(fā)現(xiàn)采購中的問題，例如，產(chǎn)品質(zhì)量問題，發(fā)運環(huán)節(jié)問題等。配送中心發(fā)現(xiàn)問題后可以及時與供應商溝通，盡早解決問題。

催貨是對供應商施加壓力，使其更好地履行發(fā)運承諾。如果供應商不能很好地履行采購協(xié)議，配送中心應該采取相應的措施，包括威脅取消訂單及以后的交易活動。一般來說供應商是經(jīng)過嚴格程序選擇的，因而其遵守采購協(xié)議的信用是可靠的，催貨僅適用于采購訂單的一小部分。但是，在物資匱乏或競爭激烈的時候，催貨有很重要的意義。

(六)驗收貨物

許多配送中心都設立專門的驗收貨物的職能部門。貨物驗收的基本目的是確保發(fā)出訂單采購的貨物已經(jīng)實際到達；檢查到達的貨物是否完好無損；確保到貨的數(shù)量與訂購數(shù)量一致；將貨物運送到指定的倉庫存儲或轉(zhuǎn)運。在貨物驗收時，有時會發(fā)生貨物短缺現(xiàn)象。這一情況可能是運輸過程丟失造成的；也可能是發(fā)運時數(shù)量就不足；所有這些情況驗收部門要寫出詳細的報告交給供應商。

(七)支付貨款和更新記錄

貨物驗收完畢，采購部門將按照采購協(xié)議支付供應商的貨款。此環(huán)節(jié)主要注意發(fā)票的審核。

經(jīng)過以上所有步驟之后，對于一次完整的采購作業(yè)，最后還要更新采購部門的采購記錄。這一工作是把采購部門與采購訂單有關的文件副本進行匯集和歸檔，并把其中想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關的記錄。需要保存的記錄主要有采購訂單目錄、采購訂單卷宗、采購商品文件、供應商歷史文件、投標歷史文件、采購協(xié)議(合同)等。