采購(gòu)流程流程優(yōu)化

1、發(fā)現(xiàn)問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。

2、項(xiàng)目可行性研究：這個(gè)階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報(bào)，客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購(gòu)計(jì)劃、考慮預(yù)算等問題。

3、項(xiàng)目立項(xiàng)：這一階段一般會(huì)組建有使用部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、決策部門等人員共同組成的項(xiàng)目采購(gòu)小組。

4、確定采購(gòu)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：在這一階段，是客戶關(guān)于采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定階段。通常由客戶使用部門和技術(shù)部門分析需求，再把需求轉(zhuǎn)化成采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。

5、招標(biāo)：采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定好以后，客戶將以標(biāo)書的形式發(fā)布出來(lái)，準(zhǔn)備投標(biāo)的廠家拿到標(biāo)書就可以制定方案了。此時(shí)，不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)，客戶一般不會(huì)改動(dòng)采購(gòu)方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因?yàn)閷?duì)他們來(lái)說，采購(gòu)方案的改動(dòng)是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的，成本很高。

6、項(xiàng)目評(píng)標(biāo)：客戶一般會(huì)與兩家以上的銷售廠家進(jìn)行洽談，以便進(jìn)行評(píng)估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個(gè)階段會(huì)確立首選供應(yīng)商。

7、合同審核：這一階段客戶會(huì)通過商務(wù)談判，努力爭(zhēng)取一些附加價(jià)值。產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。

8、簽訂協(xié)議：本階段是簽訂合同，交付產(chǎn)品，實(shí)施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個(gè)時(shí)候才真正開始。銷售人員要按合同認(rèn)真履行承諾，準(zhǔn)時(shí)交貨，按進(jìn)度完成。了解客戶內(nèi)部采購(gòu)流程，是工業(yè)品營(yíng)銷說對(duì)話、找對(duì)人、做對(duì)事的前提。

戰(zhàn)略成本

戰(zhàn)略成本核算流程由四個(gè)步驟組成：估計(jì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本；估計(jì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品或服務(wù)成本；設(shè)定你公司的標(biāo)準(zhǔn)成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程需要改進(jìn)的領(lǐng)域；確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進(jìn)對(duì)你公司的價(jià)值。

使用這四步驟有助于回答下面的問題：我的企業(yè)應(yīng)該擴(kuò)大生產(chǎn)能力嗎？競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的長(zhǎng)處和弱點(diǎn)是什么？什么樣的戰(zhàn)略會(huì)讓我的企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中先發(fā)制人？這個(gè)流程會(huì)對(duì)你公司的底線收益和現(xiàn)金流產(chǎn)生什么影響？

1.估計(jì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本?？梢酝ㄟ^參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問獲得許多有用的數(shù)據(jù)，以估計(jì)供應(yīng)商的成本。記住，要估計(jì)供應(yīng)商的成本，你必須了解產(chǎn)品的用料，制造該產(chǎn)品的操作人員數(shù)量，以及所有直接用于生產(chǎn)過程的設(shè)備的總投資額。

組隊(duì)參觀供應(yīng)商的設(shè)施。該團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)至少有三人，其中包括來(lái)自工程部、采購(gòu)部和生產(chǎn)部等三個(gè)關(guān)鍵部門各一人。參觀前，小組成員應(yīng)先碰頭，確定每人承擔(dān)的角色以及參觀重點(diǎn)。每個(gè)人分配一個(gè)成本動(dòng)因，即物料、 總投資和人工之一，并就該動(dòng)因收集盡可能多的信息。

由于工程部人員可能對(duì)設(shè)備最為熟悉，通常指派他/她了解所用到的全部生產(chǎn)設(shè)備以及這些設(shè)備的供貨商。采購(gòu)人員的任務(wù)是深入了解用于制造的材料。而生產(chǎn)部人員則通常去“數(shù)人頭”，他必須了解生產(chǎn)流程以及人員配置。

估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些地方最占成本之后，你就可以規(guī)劃一個(gè)使自己在價(jià)格上獲利的談判。怎么做？跟供應(yīng)商一起降低比重最大的成本，從而降低本企業(yè)的材料成本，提高底線收益。

要始終爭(zhēng)取雙贏的局面。這就是說，要盡量從談判中獲得對(duì)雙方都有利的最佳結(jié)果。如果你試圖與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的關(guān)系，就不能夠在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢的地步。與此同時(shí)，你也不能讓自己過多地讓步。

2.計(jì)算競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品和服務(wù)成本。對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的估測(cè)能提供必要的信息，使你的公司在市場(chǎng)中采取主動(dòng)。這種先發(fā)制人的姿態(tài)使企業(yè)保持業(yè)界的領(lǐng)先地位，并最終使其保持盈利性，長(zhǎng)久地生存下來(lái)。

競(jìng)爭(zhēng)力評(píng)估不僅僅是指瞄準(zhǔn)業(yè)界同行的標(biāo)桿。它指的是對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的業(yè)務(wù)、投資、成本、現(xiàn)金流作出細(xì)致的研究，并且預(yù)測(cè)它們的長(zhǎng)處和弱點(diǎn)。這些信息可能不容易獲得，但它們能使你作出可靠的商業(yè)決策，保持企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，成為“群雄之首”。

專利中包含有豐富的信息。從專利資料中，你通?？梢垣@得兩條主要信息：所用的材料和制造流程。有了來(lái)自專利的信息，加上對(duì)制造流程的了解，你公司的工程人員就能編寫流程圖，并對(duì)制造設(shè)備的重置投資作出估計(jì)。

細(xì)分市場(chǎng)概述、公司財(cái)務(wù)資料、管理人員簡(jiǎn)介以及企業(yè)歷史也能向你提供有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的豐富信息。通過查閱含有主要銷售數(shù)據(jù)和市場(chǎng)等信息的商務(wù)雜志（尤其是其年刊），你能對(duì)獲得對(duì)市場(chǎng)有所了解。一旦你確信這些資料，就可以計(jì)算競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手產(chǎn)品和服務(wù)的成本。

3.設(shè)定你公司的標(biāo)的成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程中可改進(jìn)的領(lǐng)域。在你著手發(fā)現(xiàn)需要注意的領(lǐng)域，并實(shí)施改善成本面貌前，你須先估計(jì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的成本，將其與你公司的實(shí)際成本相比較。

比如說，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的長(zhǎng)處在于材料、勞務(wù)以及管理成本。在材料方面成本能夠做到每磅70美分，在勞務(wù)方面做到每磅40美分，管理成本方面做到每磅30美分。你公司的最佳策略是制定計(jì)劃來(lái)改善上述領(lǐng)域的狀況。如果你的計(jì)劃難以奏效，或者你不相信企業(yè)能大大降低這些成本，那么最佳策略也許是不在研究和發(fā)展上作任何投資。

如果競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的弱點(diǎn)在于水電、維修、折舊、財(cái)產(chǎn)稅和保險(xiǎn)費(fèi)方面，這對(duì)你又意味著什么？這些領(lǐng)域跟總投資直接相關(guān)。競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手肯定擁有比你更高的自動(dòng)化程度或更流水線化的流程。

戰(zhàn)略成本核算要求你發(fā)現(xiàn)需要改進(jìn)的領(lǐng)域，分析實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)（投資和時(shí)間）所需付出的努力，并計(jì)算實(shí)現(xiàn)這些改進(jìn)給企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值。

4.確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進(jìn)對(duì)公司的價(jià)值。公司考慮作出的任何改變都可從短期和長(zhǎng)期效果兩方面來(lái)看待。要發(fā)現(xiàn)你提議的改變對(duì)財(cái)務(wù)狀況的長(zhǎng)期影響，可以看現(xiàn)金流。現(xiàn)金流比單單的凈利潤(rùn)更能讓你看到全局。

現(xiàn)金對(duì)企業(yè)，就像血液對(duì)人體那樣重要。如果現(xiàn)金流出量大于流入量，企業(yè)就不會(huì)健康，甚至可能死亡?，F(xiàn)金“缺血”在小企業(yè)當(dāng)中尤為常見，它們一般沒有大量的現(xiàn)金儲(chǔ)備?？梢赃\(yùn)用現(xiàn)金流分析來(lái)確定一個(gè)企業(yè)的健康程度，并制定財(cái)務(wù)計(jì)劃。

現(xiàn)金流是企業(yè)資金流入量減去流出量后的金額。現(xiàn)金流入的主要來(lái)源是銷售收入?，F(xiàn)金流出是指企業(yè)運(yùn)營(yíng)、購(gòu)買新的固定設(shè)施或設(shè)備以及支付稅款等一切必要的現(xiàn)金開支?，F(xiàn)金開支也包括勞務(wù)、水電和維修費(fèi)用。

通過計(jì)算年度實(shí)際或預(yù)測(cè)的現(xiàn)金流入和流出，你就可制訂一個(gè)計(jì)劃以保證你公司的財(cái)務(wù)順利運(yùn)行。而且通過預(yù)測(cè)本企業(yè)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的現(xiàn)金流，你可以了解到戰(zhàn)略規(guī)劃效果在財(cái)務(wù)上的反映。

這些規(guī)則適用于當(dāng)今市場(chǎng)上的所有企業(yè)。企業(yè)只有在戰(zhàn)略上走在成本控制的前列，降低成本，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，并在擴(kuò)大乃至縮小規(guī)模方面作出明智的決策，才能贏得持久的繁榮。

a. 較強(qiáng)的工作能力

采購(gòu)是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜，而且要求很高的工作，采購(gòu)員應(yīng)具備的基本工作能力也相當(dāng)?shù)亩鄻踊?。采?gòu)人員必須具備較高的分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力和專業(yè)知識(shí)水平。

a-1分析能力

由于采購(gòu)員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料規(guī)格、品種的購(gòu)買決策、何者為企業(yè)所能接受的價(jià)格、物料如何運(yùn)輸與儲(chǔ)存、如何管理才能得到消費(fèi)者的回應(yīng)。因此，采購(gòu)員應(yīng)具備使用分析工具的技巧，并能針對(duì)分析結(jié)果制定有效的決策。

首先，采購(gòu)支出是構(gòu)成企業(yè)制造成本的主要部分，因此采購(gòu)員必須具有成本意識(shí)，精打細(xì)算，錙銖必爭(zhēng)，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂：“一分錢一分貨”，不可花一分冤枉錢，買品質(zhì)不好或不具有使用價(jià)值的物品。隨時(shí)將投入（成本）與回報(bào)（使用狀況、時(shí)效、損耗、維修次數(shù)等）加以比較。

此外，對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)（包括原料、人工、工具、稅費(fèi)、利潤(rùn)、交貨時(shí)間、付款條件等）加以剖析判斷。

a-2預(yù)測(cè)能力

在現(xiàn)代動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物料的采購(gòu)價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量是經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)的。采購(gòu)員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，判斷貨源是否充裕；通過與供應(yīng)商的接觸，從其“銷售”的態(tài)度，揣摩物料可能供應(yīng)的情況；從物料價(jià)格的漲跌，推斷采購(gòu)成本受影響的幅度有多大?？傊?，采購(gòu)員必須開闊視野，具備“察言觀色”的能力，對(duì)物料將來(lái)供應(yīng)的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策。

a-3表達(dá)能力

采購(gòu)員無(wú)論是用語(yǔ)言還是用文字與供應(yīng)商溝通，都必須能正確、清晰表達(dá)采購(gòu)的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等，避免語(yǔ)意含混，滋生誤解。面對(duì)忙碌的采購(gòu)工作，必須使采購(gòu)人員具備“長(zhǎng)話短說，言簡(jiǎn)意賅”的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間。“曉之以理，動(dòng)之以情”來(lái)爭(zhēng)取采購(gòu)條件，更是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧。

b. 一定的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)

采購(gòu)員特別是管理人員至少應(yīng)具備?？埔陨系膶W(xué)歷，因?yàn)榻邮苓^正式專科以上教育訓(xùn)練的學(xué)生，其所具備的專業(yè)知識(shí)與技巧較能符合采購(gòu)工作的需求。除此之外，采購(gòu)員最好具有商學(xué)知識(shí)，如企業(yè)管理、流通業(yè)管理、流行商品或行銷等科系，并以曾修過商品資訊、統(tǒng)計(jì)、行銷、業(yè)務(wù)人員管理的人員尤佳。

b-1. 產(chǎn)品知識(shí)

無(wú)論是采購(gòu)哪一種物料，都必須要對(duì)其所欲采購(gòu)的標(biāo)的物有基本的認(rèn)識(shí)。我們很清楚，一個(gè)學(xué)化工機(jī)械并從事多年化工機(jī)械采購(gòu)的人員因工作需而轉(zhuǎn)向電子元器件采購(gòu)，盡管他從事采購(gòu)已多年，但他仍會(huì)感到有些力不從心，如果他想盡快適應(yīng)新角色就必須及時(shí)補(bǔ)充有關(guān)電子元器件方面的知識(shí)，補(bǔ)充的途徑很多，如自學(xué)、參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)班等。一些采購(gòu)員認(rèn)為，采購(gòu)員不是搞研究開發(fā)的，而且往往有本企業(yè)工程技術(shù)人員及品管人員的協(xié)助，故不需掌握太多的專業(yè)知識(shí)，持有這種觀點(diǎn)的采購(gòu)員必須認(rèn)識(shí)到那些可以支持你的工程及品管人員并不是時(shí)時(shí)刻刻在你的左右，況且有時(shí)他們因各種原因未必能幫你。對(duì)于零售企業(yè)采購(gòu)員來(lái)說，對(duì)商品的了解要比其他行業(yè)的采購(gòu)員還要深入，因?yàn)槠浔仨殦?dān)負(fù)起銷售業(yè)績(jī)的相關(guān)責(zé)任。以流行服飾的采購(gòu)員來(lái)說；以家電用品的采購(gòu)員而言，必須了解產(chǎn)品的功能、技術(shù)層次、原料、制程、保修期限等。

不過，由于采購(gòu)員采購(gòu)的范圍大小不一，物料種類為數(shù)甚多，更何況流行科學(xué)技術(shù)發(fā)展極為迅速，采購(gòu)員要如何持續(xù)性的擁有產(chǎn)品知識(shí)呢？基本上，有幾種方式可以供采購(gòu)人員參考：大學(xué)的課程、貿(mào)易性期刊、流行雜志、展覽或工作參觀、與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)等。

b-2客觀理智

采購(gòu)員在選擇商品或商品組合時(shí)絕對(duì)不能憑自我的感覺，必須要利用科學(xué)的方法針對(duì)消費(fèi)者需求與市場(chǎng)流行趨勢(shì)進(jìn)行合理的分析，并將分析結(jié)果客觀地呈現(xiàn)出來(lái)，選擇最有利益的商品，不因主觀的偏見而左右了采購(gòu)策略的擬定。

b-3專注投入

對(duì)于采購(gòu)員來(lái)說，專注投入相當(dāng)重要，因?yàn)椋少?gòu)員必須要利用更多的時(shí)間去了解市場(chǎng)趨勢(shì)與發(fā)掘更多的供應(yīng)商，必須常常加班，尢其是生產(chǎn)的旺季，加班到深夜時(shí)有所見。除此之外，采購(gòu)員還必須協(xié)助高層主管規(guī)劃采購(gòu)策略，因此在年度或每年開始時(shí)都會(huì)特別的忙碌，采購(gòu)員必須毫無(wú)怨言地投入其中。

c. 良好的品德

采購(gòu)員必須具備如下良好的品德：

c-1廉潔

采購(gòu)員所處理的“訂單”與“鈔票”并無(wú)太大的差異，因此難免被“唯利是圖”的供應(yīng)商所包圍。無(wú)論是威迫（透過人際關(guān)系）還是利誘（回扣或紅包），采購(gòu)員都必須廉潔，維持“平常心”、“不動(dòng)心”，否則以犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤已?！爸乩x”的人，是難以勝任采購(gòu)工作的。

c-2敬業(yè)精神

“缺貨或斷貨”實(shí)為采購(gòu)人員最大的失職。固然造成短缺的原因很多，若采購(gòu)人員能有“舍我其誰(shuí)”的態(tài)度，高度負(fù)責(zé)采購(gòu)所需的物料，則企業(yè)的損失將會(huì)大大減少。

c-3虛心與耐心

采購(gòu)員雖然在買賣方面較占有上風(fēng)，但對(duì)供應(yīng)商的態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問、虛心求教，不可趾高氣揚(yáng)、傲慢無(wú)禮。與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購(gòu)員更需有忍耐、等待的修養(yǎng)，才能“欲擒故縱”，氣定神閑地進(jìn)行工作。居于劣勢(shì)時(shí)，亦能忍讓求全，不慍不火，克已奉公。

c-4遵守紀(jì)律

采購(gòu)員是外出執(zhí)行采購(gòu)的人員，他們的一言一行都代表著企業(yè)與外界打交道，他們的工作好壞不僅影響企業(yè)的效益，而且影響企業(yè)的聲譽(yù)，因此，企業(yè)對(duì)采購(gòu)員規(guī)定了若干紀(jì)律，采購(gòu)員必須自覺遵守，嚴(yán)格執(zhí)行。

工作職責(zé)

1．訂購(gòu)單的下達(dá)。

2．物料交期的控制。

3．材料市場(chǎng)行情的調(diào)查。

4．查證進(jìn)料的品質(zhì)和數(shù)量。

5．進(jìn)料品質(zhì)和數(shù)量異常的處理。

6．與供應(yīng)商有關(guān)交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)。

職責(zé)

1．主要原材料的估價(jià)。

2．供應(yīng)商材料樣板的品質(zhì)初步確認(rèn)。

3．材料樣版的初期制作與更改。

4．替代材料的搜尋。

5．采購(gòu)部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)文件的擬制。

6．與技術(shù)、品質(zhì)部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)。

7．與供應(yīng)商有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)。

1．新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作。

2．對(duì)新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況（產(chǎn)能、設(shè)備、交期、技術(shù)、品質(zhì)等）的評(píng)估及認(rèn)證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性。

3．與供應(yīng)商的比價(jià)、議價(jià)談判工作。

4．對(duì)舊供應(yīng)商的價(jià)格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力。

5．及時(shí)跟蹤掌握原材料市場(chǎng)價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購(gòu)成本。

6．采購(gòu)計(jì)劃編排．物料訂購(gòu)及交期控制。

7．部門員工的管理培訓(xùn)工作。

8．與供應(yīng)商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)等。

采購(gòu)流程：收集信息，詢價(jià)，比價(jià)、議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購(gòu)，訂購(gòu)，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款。

采購(gòu)價(jià)格構(gòu)成：供應(yīng)商成本的高低，規(guī)格與品質(zhì)，采購(gòu)物料的供需關(guān)系，生產(chǎn)季節(jié)和采購(gòu)時(shí)機(jī)，交貨條件，付款條件。

供應(yīng)商分類：原材料供應(yīng)商，小額服務(wù)性供應(yīng)商，臨時(shí)性供應(yīng)商。

合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，高素質(zhì)的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機(jī)器設(shè)備，良好的技術(shù)，良好的管理制度。

接收采購(gòu)計(jì)劃－詢比議價(jià)－決定－下采購(gòu)單－審核－跟催－收貨－付款－退貨。相關(guān)的單據(jù)有：請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)單、詢價(jià)單，采購(gòu)暫收單、進(jìn)貨單、采購(gòu)?fù)素泦?、采?gòu)異常退貨單等。

采購(gòu)相關(guān)：　

戰(zhàn)略采購(gòu)是采購(gòu)人員（commodity manager）根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略需求，制定和執(zhí)行采購(gòu)企業(yè)的物料獲得的規(guī)劃，通過內(nèi)部客戶需求分析，外部供應(yīng)市場(chǎng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、供應(yīng)基礎(chǔ)等分析，在標(biāo)桿比較的基礎(chǔ)上設(shè)定物料的長(zhǎng)短期的采購(gòu)目標(biāo)、達(dá)成目標(biāo)所需的采購(gòu)策略及行動(dòng)計(jì)劃，并通過行動(dòng)的實(shí)施尋找到合適的供應(yīng)資源，滿足企業(yè)在成本、質(zhì)量、時(shí)間、技術(shù)等方面的綜合指標(biāo)。

戰(zhàn)略采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容包含采用何種采購(gòu)技術(shù)，與什么樣的供應(yīng)商打交道，建立何種關(guān)系，如何培養(yǎng)與建立對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)具有貢獻(xiàn)的供應(yīng)商群體，日常采購(gòu)執(zhí)行與合同如何確立等。

日常采購(gòu)是采購(gòu)人員（buyer）根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，以及企業(yè)的物料需求時(shí)間計(jì)劃，以采購(gòu)訂單的形式向供應(yīng)方發(fā)出需求信息，并安排和跟蹤整個(gè)物流過程，確保物料按時(shí)到達(dá)企業(yè)，以支持企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)的過程。

采購(gòu)的對(duì)象分為直接物料（BOM material）和間接物料（MRO material），直接物料將用于構(gòu)成采購(gòu)企業(yè)向其客戶提供的產(chǎn)品或服務(wù)的全部或部分，間接物料將在企業(yè)的內(nèi)部生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中被使用和消耗。

采購(gòu)是一個(gè)商業(yè)性質(zhì)的有機(jī)體為維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)而尋求從體外攝入的過程。

采購(gòu)的基本原則：成本效益原則質(zhì)量原則、 進(jìn)度配合原則、公平競(jìng)爭(zhēng)原則。

什么是采購(gòu)：是指通過交換獲取物料和服務(wù)的購(gòu)買行為，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)在合適的時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源。

采購(gòu)員必備能力：成本意識(shí)與價(jià)值分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識(shí)。

什么樣才是好的采購(gòu)員：采購(gòu)員必備能力外，要有合理的采購(gòu)計(jì)劃，遵守5R原則，選擇合適的供應(yīng)商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業(yè)正常生產(chǎn)下，降低采購(gòu)成本。

采購(gòu)員須承擔(dān)的責(zé)任：采購(gòu)計(jì)劃與需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)數(shù)量控制、采購(gòu)品質(zhì)控制、采購(gòu)價(jià)格控制、交貨期控制、采購(gòu)成本控制、采購(gòu)合同管理、采購(gòu)記錄管理。

采購(gòu)流程：收集信息，詢價(jià)，比價(jià)、議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購(gòu)，訂購(gòu)，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款。

采購(gòu)數(shù)量計(jì)算：本期應(yīng)采購(gòu)數(shù)量=本期生產(chǎn)需用量 本期末預(yù)定庫(kù)存量-前期預(yù)估庫(kù)存量-前期已購(gòu)未入庫(kù)數(shù)量

怎樣合理降低采購(gòu)成本：事先制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，查詢當(dāng)前市場(chǎng)行情，掌握影響成本的因素和事件。事中尋找多家合格廠商的報(bào)價(jià)，制作底價(jià)或預(yù)算，運(yùn)用議價(jià)技巧。事后選擇價(jià)格適當(dāng)?shù)膹S商簽訂合約，利用數(shù)量或現(xiàn)金折扣。

采購(gòu)價(jià)格構(gòu)成：供應(yīng)商成本的高低，規(guī)格與品質(zhì)，采購(gòu)物料的供需關(guān)系，生產(chǎn)季節(jié)和采購(gòu)時(shí)機(jī)，交貨條件，付款條件。

采購(gòu)商品成本構(gòu)成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、設(shè)備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成本，制造費(fèi)用或外包費(fèi)用，營(yíng)銷費(fèi)及稅捐、利潤(rùn)。

什么是合適的價(jià)格：采購(gòu)價(jià)格應(yīng)以達(dá)到適當(dāng)價(jià)格為最高目標(biāo)，采購(gòu)員必須以采購(gòu)要求，根據(jù)市場(chǎng)行情，分析物料的質(zhì)量狀況和價(jià)格變動(dòng)情況，選擇物美價(jià)廉的物料進(jìn)行購(gòu)買。

怎么樣判斷采購(gòu)價(jià)格是否合理：進(jìn)行成本分析，價(jià)格分析，市場(chǎng)調(diào)研，多家廠商報(bào)價(jià)。

怎樣找供應(yīng)商：利用現(xiàn)有的資料，公開征求的方式，通過同業(yè)介紹，閱讀專業(yè)刊物，協(xié)會(huì)或采購(gòu)專業(yè)顧問公司，參加產(chǎn)品展示會(huì)。

供應(yīng)商分類：原材料供應(yīng)商，小額服務(wù)性供應(yīng)商，臨時(shí)性供應(yīng)商。

合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，高素質(zhì)的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機(jī)器設(shè)備，良好的技術(shù)，良好的管理制度。

怎樣對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分析：價(jià)格，品質(zhì)，服務(wù)，位置，存貨政策，柔性。

專業(yè)知識(shí).判斷力.責(zé)任感.時(shí)間觀.口才.

1、詢價(jià)(Solicitation)

詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(rèn) (SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定 可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。

2、供方選擇(Source Selection)

這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種：

合同談判：雙方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。

加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。

篩選方法：為一個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。

獨(dú)立估算：采購(gòu)組織自己編制“標(biāo)底”，作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。

一般情況下，要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。

3、合同管理

合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。

1)授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。

2)監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。

3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

4)變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。

5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。

6)采購(gòu)審計(jì)。

7)正式驗(yàn)收和合同歸檔。

企業(yè)采購(gòu)流程一般有比選、競(jìng)爭(zhēng)性談判和單一來(lái)源三種形式。

比選采購(gòu)方式的主要流程：

1、采購(gòu)人發(fā)出采購(gòu)信息（采購(gòu)公告或采購(gòu)邀請(qǐng)書）及采購(gòu)文件；

2、供應(yīng)商按采購(gòu)文件要求編制、遞交應(yīng)答文件；

3、采購(gòu)人對(duì)供應(yīng)商應(yīng)答文件進(jìn)行評(píng)審，并初步確定中選候選供應(yīng)商

（中選候選供應(yīng)商數(shù)量少于遞交應(yīng)答文件供應(yīng)商數(shù)量，具體數(shù)量視采購(gòu)項(xiàng)目情況而定）；

4、采購(gòu)人保留與中選候選供應(yīng)商進(jìn)一步談判的權(quán)利；

5、采購(gòu)人確定最終中選供應(yīng)商，并向所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)結(jié)果通知；

6、采購(gòu)人與中選供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。

競(jìng)爭(zhēng)性談判的主要程序：

1、采購(gòu)人發(fā)出采購(gòu)信息（采購(gòu)公告或采購(gòu)邀請(qǐng)書）及采購(gòu)文件；

2、供應(yīng)商按采購(gòu)文件要求編制、遞交初步應(yīng)答文件；

3、采購(gòu)人根據(jù)初步應(yīng)答文件與所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商進(jìn)行一輪或多輪談判，供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)人要求進(jìn)行一輪或多輪應(yīng)答；

4、采購(gòu)根據(jù)供應(yīng)商最后一輪應(yīng)答進(jìn)行評(píng)審，并確定成交供應(yīng)商；

5、采購(gòu)人向所有遞交應(yīng)答文件的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)結(jié)果通知；

6、采購(gòu)人與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。

估計(jì)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本；

估計(jì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品或服務(wù)成本；

設(shè)定你公司的標(biāo)的成本并發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品和流程需要改進(jìn)的領(lǐng)域；

確定作出這些流程和產(chǎn)品改變并持續(xù)改進(jìn)對(duì)你公司的價(jià)值。2100433B

采購(gòu)作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購(gòu)策略。有時(shí)采購(gòu)作業(yè)流程沒有標(biāo)準(zhǔn)或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購(gòu)部門為每個(gè)作業(yè)流程確定一個(gè)編碼，標(biāo)明有效日期和主題，并提出采購(gòu)的具體目標(biāo)。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時(shí)，如果作業(yè)流程較長(zhǎng)，而且包括很多部分，那么就需要一個(gè)關(guān)于具體內(nèi)容的表格或索引。在第一部分通常對(duì)一些重要的專用術(shù)語(yǔ)作出定義。第二部分一般總結(jié)與該作業(yè)流程相關(guān)的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時(shí)體現(xiàn)了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領(lǐng)域。例如，有時(shí)，外部供應(yīng)商會(huì)使用公司的設(shè)備，這時(shí)，作業(yè)流程的這一部分就會(huì)說明具體負(fù)責(zé)這一工作的采購(gòu)人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實(shí)際過程。這往往是作業(yè)流程中最長(zhǎng)和最詳細(xì)的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務(wù)時(shí)必曼須遵循的指令、指示和活動(dòng)。這些關(guān)于采購(gòu)作業(yè)流程的全部信息都會(huì)體現(xiàn)在采購(gòu)作業(yè)流程童手冊(cè)中。

采購(gòu)作業(yè)流程手冊(cè)是從事采購(gòu)工作人員的必備手冊(cè)，它具有很重要的意義。

(1)手冊(cè)是采購(gòu)員工的參考指南，而且它對(duì)新員工尤為有價(jià)值，新員工需要得到如何強(qiáng)完成不同活動(dòng)或者任務(wù)的指標(biāo)。對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，該手冊(cè)僅對(duì)不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關(guān)知識(shí)。

(2)手冊(cè)說明了完成一項(xiàng)任務(wù)所需的步驟和活動(dòng)，從而能夠使任務(wù)更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊(cè)會(huì)使運(yùn)營(yíng)更為有效，而且涉及的內(nèi)容往往比策略手冊(cè)更加廣泛和詳細(xì)。

采購(gòu)流程是采購(gòu)管理中最重要的部分之一，是采購(gòu)活動(dòng)具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)流程由于采購(gòu)來(lái)源、采購(gòu)方式、采購(gòu)對(duì)象的不同會(huì)有一定的差異，因此采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)是十分重要的。企業(yè)規(guī)模越大，采購(gòu)金額越多就更要重視采購(gòu)流程設(shè)計(jì)。采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)適合采用閉環(huán)方法，即實(shí)施、監(jiān)控、反饋、優(yōu)化。一般采購(gòu)流程包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)認(rèn)證、采購(gòu)訂單和管理評(píng)價(jià)四個(gè)環(huán)節(jié)。

在采購(gòu)流程設(shè)計(jì)中要注意以下事項(xiàng)。

一是采購(gòu)流程的環(huán)節(jié)應(yīng)該與采購(gòu)物品的數(shù)量、種類和區(qū)域相匹配，流程的環(huán)節(jié)過多會(huì)增加作業(yè)內(nèi)容和成本，降低工作效率；流程的環(huán)節(jié)過于簡(jiǎn)單，則會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)過程失去控制。

二是采購(gòu)流程要保持其流暢性和一致性，避免同一采購(gòu)文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免同一采購(gòu)文件簽字部門太多，影響工作效率。

三是明確各項(xiàng)作業(yè)的任務(wù)、權(quán)力和責(zé)任，并明確核查辦法；同時(shí)要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂，如“緊急采購(gòu)”等偶然事件。

四是采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)要體現(xiàn)民主決策的思想，采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)應(yīng)該由計(jì)劃、設(shè)計(jì)、工藝、認(rèn)證、訂單、質(zhì)量管理等相關(guān)人員一起來(lái)研究決定。一個(gè)完整的采購(gòu)作業(yè)流程應(yīng)該包括以下內(nèi)容：發(fā)現(xiàn)需求、編制采購(gòu)計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、擬定采購(gòu)訂單、跟催貨物、驗(yàn)收貨物、支付貨款和更新記錄。

(一)發(fā)現(xiàn)需求

采購(gòu)的起點(diǎn)是發(fā)現(xiàn)需求。對(duì)于一般企業(yè)而言，采購(gòu)產(chǎn)生于企業(yè)的某一個(gè)部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品；實(shí)驗(yàn)室需要實(shí)驗(yàn)器材；生產(chǎn)部門需要原材料等。每個(gè)部門具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)活動(dòng)的人員應(yīng)該很清楚地了解本部門的需求：需要什么、需要多少、何時(shí)需要等。為此每個(gè)具體的部門都要提出自己的采購(gòu)需求計(jì)劃，在規(guī)定的時(shí)間里提供給采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門進(jìn)行集中采購(gòu)來(lái)滿足企業(yè)發(fā)展的需要。對(duì)于配送中心來(lái)說，采購(gòu)的需求一方面來(lái)自中心內(nèi)部各部門的實(shí)際需求；另一方面則來(lái)自客戶的采購(gòu)需求。配送中心的任務(wù)就是通過對(duì)采購(gòu)需求的審核來(lái)確定采購(gòu)計(jì)劃，比如，采購(gòu)多少；何處采購(gòu)、何時(shí)采購(gòu)等等。

(二)編制采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)計(jì)劃，是指企業(yè)管理人員在了解市場(chǎng)供求情況、掌握企業(yè)物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物料采購(gòu)活動(dòng)所進(jìn)行的部署和安排。它包括認(rèn)證計(jì)劃和訂單計(jì)劃兩方面的內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃有廣義和狹義之分。廣義的采購(gòu)計(jì)劃是指為保證供應(yīng)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的物料的需要而編制的各種采購(gòu)計(jì)劃的總稱。狹義的采購(gòu)計(jì)劃是指年度采購(gòu)計(jì)劃，是企業(yè)計(jì)劃年度內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所需要采購(gòu)的各種物料的數(shù)量和時(shí)間所作出的安排。采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃的一部分，是企業(yè)年度計(jì)劃與目標(biāo)的組成部分。編制一個(gè)完整的采購(gòu)計(jì)劃主要包括以下八個(gè)環(huán)節(jié)：

1.準(zhǔn)備認(rèn)證計(jì)劃

采購(gòu)認(rèn)證是企業(yè)采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)單位進(jìn)行考察并建立采購(gòu)關(guān)系的過程。制定采購(gòu)計(jì)劃需要與認(rèn)證部門協(xié)作進(jìn)行。準(zhǔn)備認(rèn)證計(jì)劃是整個(gè)采購(gòu)計(jì)劃工作的起點(diǎn)，也是做好采購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)，主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：接收客戶提交的批量需求計(jì)劃、接收余量需求計(jì)劃、熟悉認(rèn)證的環(huán)境資料、制定認(rèn)證計(jì)劃說明書。

2.評(píng)估認(rèn)證需求

這是編制采購(gòu)計(jì)劃的第二步，主要是分析所采購(gòu)物料的基本情況，比如，數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、涉及的金額等。由于在具體的規(guī)格要求交給供應(yīng)商之前，采購(gòu)部門是能見到它的最后一個(gè)部門，因此，需要對(duì)其進(jìn)行最后的檢查。如果采購(gòu)部門的工作人員對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)不熟悉，就會(huì)導(dǎo)致檢查無(wú)效。所以采購(gòu)部門的評(píng)估一定要建立在專業(yè)基礎(chǔ)之上，以保證采購(gòu)的科學(xué)性。

3.計(jì)算認(rèn)證容量

它主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容。

(1)分析項(xiàng)目認(rèn)證資料，即對(duì)需要采購(gòu)的物料項(xiàng)目進(jìn)行分析認(rèn)證，這是采購(gòu)計(jì)劃人員的一項(xiàng)重要任務(wù)。一般來(lái)說熟練的分析幾種物料的認(rèn)證資料是能夠做到的，要分析成千上萬(wàn)種的物料，其難度就要很大，甚至是不可能。這就要求采購(gòu)人員不僅要熟悉業(yè)務(wù)，而且還要學(xué)會(huì)利用專業(yè)力量來(lái)分析采購(gòu)物料的情況。

(2)計(jì)算總體認(rèn)證容量，就是通過對(duì)供應(yīng)商訂單容量的分析來(lái)確定采購(gòu)市場(chǎng)中總體的采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的總量。

(3)計(jì)算承接認(rèn)證容量，在總體認(rèn)證容量的基礎(chǔ)上確定配送中心可以利用的供應(yīng)商的數(shù)量和供應(yīng)商能夠提供所要采購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)的數(shù)量。

(4)確定剩余認(rèn)證容量，某物料的剩余認(rèn)證容量，是所有供應(yīng)商群體的剩余認(rèn)證容量的總和。

4.制定認(rèn)證

計(jì)劃制定認(rèn)證計(jì)劃主要包括：

(1)把需求與市場(chǎng)容量對(duì)比進(jìn)行綜合平衡，一般情況下市場(chǎng)供應(yīng)的某種物料的容量與配送中心的需求是有差異的。一種情況是供大于求，另一種情況則是供小于求。如果是后一種情況就需要采購(gòu)部門進(jìn)行綜合平衡，確定剩余的采購(gòu)容量，進(jìn)而尋找新的供應(yīng)商，開辟新的供貨渠道。

(2)制定認(rèn)證計(jì)劃，配送中心經(jīng)過對(duì)比和平衡之后要制定物料的需求認(rèn)證計(jì)劃，并以此為根據(jù)做好訂單計(jì)劃。認(rèn)證物料數(shù)量的公式如下：

認(rèn)證物料數(shù)量=開發(fā)樣件需求數(shù)量 檢驗(yàn)檢測(cè)需求數(shù)量 樣品數(shù)量 機(jī)動(dòng)數(shù)量

5.準(zhǔn)備訂單計(jì)劃

這是訂單環(huán)節(jié)的第一步，它主要有四個(gè)方面的內(nèi)容。

(1)預(yù)測(cè)市場(chǎng)需求，要想制訂比較準(zhǔn)確的訂單計(jì)劃，必須要掌握客戶訂單和市場(chǎng)需求計(jì)劃，進(jìn)一步將其分解便得到生產(chǎn)需求計(jì)劃。

(2)確定生產(chǎn)需求，企業(yè)的生產(chǎn)需求是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃確定的。采購(gòu)計(jì)劃人員要深人生產(chǎn)實(shí)際，學(xué)習(xí)和掌握生產(chǎn)計(jì)劃及工藝知識(shí)，從而了解生產(chǎn)物料需求，確定企業(yè)的生產(chǎn)需求。

(3)準(zhǔn)備相關(guān)的訂單環(huán)境資料，包括訂單物料的供應(yīng)商信息、訂單比例信息、包裝信息、訂單周期。配送中心一般采用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理物資采購(gòu)訂單環(huán)境信息。

(4)制定訂單計(jì)劃說明書，主要包括：訂單計(jì)劃說明書(物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等)，還有附表(市場(chǎng)需求計(jì)劃、生產(chǎn)需求計(jì)劃、訂單環(huán)境資料)。

6.評(píng)估訂單需求

只有準(zhǔn)確的評(píng)估物資采購(gòu)訂單需求，才能為計(jì)算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單計(jì)劃。它主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：分析市場(chǎng)需求、分析生產(chǎn)需求、確定訂單需求。

7.計(jì)算訂單容量

計(jì)算訂單容量是采購(gòu)計(jì)劃中的重要組成部分。只有準(zhǔn)確地計(jì)算出訂單容量，才能對(duì)比需求和容量，經(jīng)過綜合平衡，最后制定出正確的訂單計(jì)劃。計(jì)算訂單容量包括四個(gè)方面內(nèi)容：分析項(xiàng)目供應(yīng)資料、計(jì)算總體訂單容量、計(jì)算承接訂單量、確定剩余訂單容量。

8.制定訂單計(jì)劃

這是采購(gòu)計(jì)劃的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。訂單計(jì)劃做好之后就可以按照計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)工作。一份訂單的內(nèi)容包括下單數(shù)量和下單時(shí)間兩個(gè)方面的內(nèi)容。

下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計(jì)劃入庫(kù)量現(xiàn)有庫(kù)存 安全庫(kù)存量

下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖時(shí)間

(三)選擇供應(yīng)商

供應(yīng)商的選擇是采購(gòu)管理成功的關(guān)鍵因素。一個(gè)合適的供應(yīng)商能提供合適的、高質(zhì)量的、足夠數(shù)量的、合理價(jià)格的、準(zhǔn)時(shí)交貨的物資供應(yīng)，并具有良好的售后服務(wù)。供應(yīng)商的選擇必須做出基本的決策。一是決定自制還是外購(gòu)；二是選擇外購(gòu)要進(jìn)行一系列評(píng)估來(lái)確定供應(yīng)商。為有效地進(jìn)行采購(gòu)，配送中心的采購(gòu)部門必須考慮供應(yīng)商旅行合同情況的記錄、自己所購(gòu)物料項(xiàng)目的分類表等。選擇好物料的供應(yīng)商后，配送中心的相關(guān)采購(gòu)人員就要發(fā)出采購(gòu)訂單。

(四)擬定采購(gòu)訂單

有些情況下，物流配送中心與供應(yīng)商簽有某種商品的銷售協(xié)議，這樣的話，雙方就可以按銷售協(xié)議供貨了。如果沒有銷售協(xié)議，配送中心就要進(jìn)行采購(gòu)訂單的擬定工作。采購(gòu)訂單必須是書面形式，即使采購(gòu)訂單是通過電話發(fā)出的，隨后也要補(bǔ)上書面的訂單。

(五)貨物跟催

采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，配送中心要對(duì)貨物訂單進(jìn)行跟蹤或催貨。在一些企業(yè)中甚至?xí)O(shè)有專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對(duì)采購(gòu)訂單所做的例行追蹤，以便能確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。跟蹤也有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)中的問題，例如，產(chǎn)品質(zhì)量問題，發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)問題等。配送中心發(fā)現(xiàn)問題后可以及時(shí)與供應(yīng)商溝通，盡早解決問題。

催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，使其更好地履行發(fā)運(yùn)承諾。如果供應(yīng)商不能很好地履行采購(gòu)協(xié)議，配送中心應(yīng)該采取相應(yīng)的措施，包括威脅取消訂單及以后的交易活動(dòng)。一般來(lái)說供應(yīng)商是經(jīng)過嚴(yán)格程序選擇的，因而其遵守采購(gòu)協(xié)議的信用是可靠的，催貨僅適用于采購(gòu)訂單的一小部分。但是，在物資匱乏或競(jìng)爭(zhēng)激烈的時(shí)候，催貨有很重要的意義。

(六)驗(yàn)收貨物

許多配送中心都設(shè)立專門的驗(yàn)收貨物的職能部門。貨物驗(yàn)收的基本目的是確保發(fā)出訂單采購(gòu)的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)；檢查到達(dá)的貨物是否完好無(wú)損；確保到貨的數(shù)量與訂購(gòu)數(shù)量一致；將貨物運(yùn)送到指定的倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)或轉(zhuǎn)運(yùn)。在貨物驗(yàn)收時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)生貨物短缺現(xiàn)象。這一情況可能是運(yùn)輸過程丟失造成的；也可能是發(fā)運(yùn)時(shí)數(shù)量就不足；所有這些情況驗(yàn)收部門要寫出詳細(xì)的報(bào)告交給供應(yīng)商。

(七)支付貨款和更新記錄

貨物驗(yàn)收完畢，采購(gòu)部門將按照采購(gòu)協(xié)議支付供應(yīng)商的貨款。此環(huán)節(jié)主要注意發(fā)票的審核。

經(jīng)過以上所有步驟之后，對(duì)于一次完整的采購(gòu)作業(yè)，最后還要更新采購(gòu)部門的采購(gòu)記錄。這一工作是把采購(gòu)部門與采購(gòu)訂單有關(guān)的文件副本進(jìn)行匯集和歸檔，并把其中想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。需要保存的記錄主要有采購(gòu)訂單目錄、采購(gòu)訂單卷宗、采購(gòu)商品文件、供應(yīng)商歷史文件、投標(biāo)歷史文件、采購(gòu)協(xié)議(合同)等。