中文名 | 采購合同管理 | 外文名 | Procurement contract management |
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同義詞 | 采購協(xié)議 | 主????題 | 政府采購、國企采購、非國企采購 |
①合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里所指的法人,是有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財產(chǎn),能夠獨(dú)立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟(jì)活動,享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù),依照法定程序成立的企業(yè)。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。
⑤當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
⑥采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟:
①訂約提議。
訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh,也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾,即提議人在答復(fù)期限內(nèi)受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受,雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意,經(jīng)過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也叫承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人,就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程,就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續(xù)。
⑤報請簽證機(jī)關(guān)簽證,或報請公證機(jī)關(guān)公證。
有的經(jīng)濟(jì)合同,法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
在信息化的進(jìn)程中,很多企業(yè)都會面臨著如何選擇采購合同管理軟件來進(jìn)行管理的問題。市面上有很多種采購合同管理軟件,如何選擇一款適合好用的采購合同管理軟件卻成了最大的難題。一般來說選擇采購合同管理軟件都會從品牌、功能、價格、知名度等幾個方面去考慮。物美價廉的采購合同管理軟件是最好的選擇,那么,如何選擇到物美價廉的采購合同管理軟件呢?
(1)選擇采購合同管理軟件,必須要弄清楚要這個采購合同管理軟件用來干什么的,就是說需求是什么,要解決什么問題,這是衡量一個采購合同管理軟件是否物有所值的標(biāo)準(zhǔn)。如果對于需要某款采購合同管理軟件來干什么都不知道的話,僅憑某款采購合同管理軟件的價格或品牌來決定購買,那么某款采購合同管理軟件對于企業(yè)所需求的目標(biāo)來說,一定不能適應(yīng)的,根本上的問題都解決不了。
(2)在選擇采購合同管理軟件的時候要明確自己的需求,和軟件公司的銷售人員和技術(shù)人員將公司的管理需求詳細(xì)說明,最后看他們的解決方案。當(dāng)然,對于采購合同管理軟件功能的體驗(yàn)是必不可少的,一定要記住對感興趣的采購合同管理軟件進(jìn)行試用,然后幾款采購合同管理軟件相互比較一下,功能、價格、服務(wù)等各個方面。
(3)一款采購合同管理軟件從價格、性能、服務(wù)等方面比較好了之后,還有一點(diǎn)就是選擇的軟件知否有適應(yīng)力。每一個行業(yè)、每一個企業(yè)配置特定的功能模塊和特定的業(yè)務(wù)流程。從而實(shí)現(xiàn)軟件適應(yīng)客戶,而不是客戶適應(yīng)軟件新的應(yīng)用模式。可以用這種問題來檢驗(yàn)一個采購合同管理軟件是否適應(yīng)該公司的需求以及工作環(huán)境。一年以后,我的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化了,采購合同管理軟件能適應(yīng)嗎?我的采購合同管理軟件還可以自定義功能模塊,并且能夠運(yùn)算邏輯嗎?
有美國25年以及中國香港3年IT經(jīng)驗(yàn)的前花旗銀行副總裁羅葉明先生認(rèn)為:有效的采購管理,能幫助企業(yè)降低運(yùn)營成本、提高運(yùn)作效率,優(yōu)化企業(yè)流程,讓企業(yè)的員工的工作更有效率,更有意義,更專業(yè),減少出錯率;令更多供應(yīng)商可以在公平公正情況下參與競爭, 提升企業(yè)與有實(shí)力供應(yīng)商關(guān)系。
采購管理系統(tǒng)支持從采購申請到付款整個采購過程的管理。采購訂單、銷售單與付款既可以由每個部門分別管理,也可以由整個企業(yè)統(tǒng)一管理。采購管理系統(tǒng) 還提供了一個成熟的合約管理框架,幫助您管理復(fù)雜的采購合同。
● 定義合約范圍與可交付成果
● 定義衡量指標(biāo)
● 費(fèi)用預(yù)算及審批
● 合約履行管理
● 跟蹤變更請求與解決方案
● 跟蹤合約結(jié)果
此合同管理可用于管理服務(wù)水平協(xié)議(SLA)、罰款和基于合同續(xù)約價格的績效。2100433B
公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:
(1)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。
(2)商品的質(zhì)量和包裝
合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國家或頒布標(biāo)準(zhǔn);無國家和頒布標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例,并注明其標(biāo)準(zhǔn);對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝的辦法,使用的包裝材料,包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。
(3)商品的價格和結(jié)算方式
合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定,規(guī)定作價的辦法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。
(4)交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時,應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運(yùn),還是自提。
(5)商品驗(yàn)收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。
(6)違約責(zé)任
簽約一方不履行合同,必將影響另一方經(jīng)濟(jì)活動的進(jìn)行,因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應(yīng)明確規(guī)定,供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金:
①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;
②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;
③逾期發(fā)送商品。
購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨,臨時更改到貨地點(diǎn)等,應(yīng)付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應(yīng)規(guī)定,在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
此外,采購合同應(yīng)視實(shí)際情況,增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實(shí)際,行之有效。
采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作:
(l)加強(qiáng)對公司采購合同簽訂的管理
加強(qiáng)對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理,在簽訂合同之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要和貨源情況,掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強(qiáng)管理,在簽訂合同時,要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求,嚴(yán)格審查,使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機(jī)構(gòu)和管理制度,以保證合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)B毴藛T,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強(qiáng)與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的實(shí)現(xiàn)。
(3)處理好合同糾紛
當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時,雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時,企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同,樹立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行,而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此,加強(qiáng)合同管理,有利于樹立良好的企業(yè)形象。
設(shè)備材料管理:采購合同管理及費(fèi)用控制
在總包合同中按設(shè)計需求完成采購任務(wù),這僅僅是完成采購實(shí)際總費(fèi)用的90-95%,完成采購人工費(fèi)用的70%-80%.所以在施工現(xiàn)場將應(yīng)設(shè)計變更、實(shí)際到貨與設(shè)計差別、設(shè)計請購遺漏、成套供應(yīng)的范圍差別等都將對進(jìn)度產(chǎn)生影響,特別是將對項(xiàng)目費(fèi)用控制產(chǎn)生很大的影響;應(yīng)對由于貨物引起的費(fèi)用進(jìn)行特別的管理。
由于設(shè)計提出的補(bǔ)采請購比較好歸類控制,一般可以分為與業(yè)主合同的范圍變化—向業(yè)主提出變更、設(shè)計失誤—調(diào)整費(fèi)用計劃內(nèi)部消化。
由于制造廠(商)原因應(yīng)起的費(fèi)用問題往往是比較難界定,而且涉及面廣、涉及的單位多,對該問題應(yīng)從貨物到場開始就進(jìn)行控制管理。由于貨物原因可能引起費(fèi)用的可分如下幾種情況和影響:1.由于到貨延遲:沒有按合同規(guī)定到達(dá)現(xiàn)場,該制造廠商應(yīng)承擔(dān)按合同規(guī)定的罰款;如果影響比較大或合同有界定,應(yīng)承擔(dān)業(yè)主對總承包商的罰款及導(dǎo)致施工單位的窩工費(fèi)用。2.供貨不全:這個問題往往出現(xiàn)在成套供貨中,而且有些在安置過程中才被發(fā)現(xiàn),一旦出現(xiàn)查對合同的范圍,屬制造廠商問題,提交供應(yīng)商解決,也可以由總承包商進(jìn)行現(xiàn)場處理,但發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)由制造廠商承擔(dān)。3.供貨質(zhì)量問題:該問題應(yīng)提早發(fā)現(xiàn),盡快處理,否則輕的引起施工單位的返工或造成施工的質(zhì)量隱患,嚴(yán)重的導(dǎo)致項(xiàng)目延期或重大的質(zhì)量事故。項(xiàng)目的設(shè)備材料管理應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)范執(zhí)行,任何逾越規(guī)范的事件必須要有設(shè)計經(jīng)理的確認(rèn)并報送項(xiàng)目經(jīng)理。此類問題必須“一事一單,單單反饋落實(shí)”。
設(shè)備材料管理:嚴(yán)格采購合同管理及費(fèi)用控制
由于設(shè)備材料的供應(yīng)問題可能引起項(xiàng)目的虧損或?qū)е聵I(yè)主及相關(guān)單位的罰款。主要包括由于供貨的延遲導(dǎo)致施工單位窩工、影響進(jìn)度導(dǎo)致業(yè)主的罰款;產(chǎn)品質(zhì)量引起施工單位的重復(fù)勞動、進(jìn)度延遲、重新采購等。
該類問題在項(xiàng)目的施工現(xiàn)場是一個經(jīng)常出現(xiàn),而且比較棘手和實(shí)際問題,并由于現(xiàn)場在施工階段比較緊張,一旦問題解決沒有留下痕跡,在項(xiàng)目結(jié)束時才靠回憶進(jìn)行處理。針對該問題除在采購階段對遲交問題進(jìn)行評估和風(fēng)險轉(zhuǎn)移外,應(yīng)重示采購合同的合同管理工作,在現(xiàn)場應(yīng)有專人負(fù)責(zé),對每一個事件(包括遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨范圍不全、規(guī)格不對等)應(yīng)針對問題和影響除通報制造廠商,并將影響的結(jié)果及初估費(fèi)用進(jìn)入該合同的檔案,以便于最后結(jié)算。
1)合同草擬
2)雙方修改及審閱
3)最終確定合同內(nèi)容
4)雙方蓋章
5)歸檔
6)相關(guān)部門跟進(jìn)合同履約情況2100433B