采購與應(yīng)付系統(tǒng)

1、數(shù)據(jù)量大

2、日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實(shí)時(shí)性要求高

3、業(yè)務(wù)處理復(fù)雜且可靠性要求高

4、與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多

采購是企業(yè)物資供應(yīng)部門按已確定的物資采購計(jì)劃，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需的各種物資的過程。當(dāng)企業(yè)的購貨活動(dòng)與貨款的支付在時(shí)間上不一致，即購進(jìn)物資而未付款時(shí)，就形成了應(yīng)付賬款。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)主要目標(biāo)可以概括如下：

（1）及時(shí)準(zhǔn)確地完成采購訂貨管理，反映和監(jiān)督采購申請(qǐng)、采購訂單的制訂、審核和執(zhí)行情況，

（2）完成采購的日常業(yè)務(wù)處理，包括采購入庫、采購?fù)素洝l(fā)票管理、采購結(jié)算等日常處理工作。

（3）完成應(yīng)付賬款的核算與管理，包括：進(jìn)行應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)的日常核算，全面反映企業(yè)賒購形成的債務(wù)狀況，從而及時(shí)還款，降低信用成本；及時(shí)反映和監(jiān)督采購業(yè)務(wù)中的支出和應(yīng)付情況，確定合理的中、長期還款計(jì)劃；及時(shí)記錄并反映供應(yīng)商的情況，在保證準(zhǔn)時(shí)、足量得到供貨的同時(shí)降低采購成本。

（4）實(shí)現(xiàn)其他有關(guān)業(yè)務(wù)的管理。系統(tǒng)還要提供供應(yīng)商管理、價(jià)格及供貨信息管理、物料對(duì)應(yīng)管理、質(zhì)量檢驗(yàn)管理等管理功能。

（5）能夠完成采購分析，采購統(tǒng)計(jì)工作，打印輸入各種需要的臺(tái)賬、報(bào)表、并通過網(wǎng)絡(luò)將各種信息按照需求傳遞到其他子系統(tǒng)。

（6）建立數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)采購管理子系統(tǒng)與應(yīng)付賬款子系統(tǒng)之間，能及其與庫存子系統(tǒng)、總賬子系統(tǒng)等其他子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與共享。

1.采購訂貨——采購訂單

2.采購入庫——入庫單

3.輸入采購發(fā)票，形成對(duì)供應(yīng)商的往來賬——采購發(fā)票

4.付款業(yè)務(wù)的處理，更新與供應(yīng)商的往來賬——付款單

1）采購類型　采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設(shè)定的項(xiàng)目，用戶在使用采購管理系統(tǒng)，填制采購入庫單等單據(jù)時(shí)，會(huì)涉及到采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也需要建立采購類型項(xiàng)目。

采購類型不分級(jí)次，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)立。例如：從國外購進(jìn)、國內(nèi)購進(jìn)、從省外購進(jìn)、從本地購進(jìn)；從生產(chǎn)廠家購進(jìn)，從批發(fā)企業(yè)購進(jìn)；為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)發(fā)運(yùn)方式

用戶在處理采購業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)中的運(yùn)輸方式時(shí)，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定這些運(yùn)輸方式。本功能完成對(duì)運(yùn)輸方式的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運(yùn)輸方式。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)供應(yīng)商檔案

建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬管理服務(wù)的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)行采購結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計(jì)時(shí)都會(huì)用到供貨單位檔案，因此必須應(yīng)先設(shè)立供應(yīng)商檔案，以便減少工作差錯(cuò)。在輸入單據(jù)時(shí)，如果單據(jù)上的供貨單位不在供應(yīng)商檔案中，則必須在此建立該供應(yīng)商的檔案。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)期余額設(shè)置

本設(shè)置是第一次啟用該系統(tǒng)時(shí)對(duì)應(yīng)付往來臺(tái)賬的期初數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，設(shè)置完成后往來臺(tái)賬的期初數(shù)應(yīng)與往來明細(xì)賬的期初數(shù)相同，同時(shí)也要將期初暫估入庫期初在途等數(shù)據(jù)記入采購賬中，期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能輸入。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)其他設(shè)置

該設(shè)置是對(duì)入庫單編號(hào)及發(fā)票默認(rèn)稅率的設(shè)置。編號(hào)有手動(dòng)編號(hào)和系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)兩種，稅率可根據(jù)有關(guān)規(guī)定設(shè)置。

是對(duì)存貨是否分類、供應(yīng)商是否分類、是否啟用外幣、輔助計(jì)量單位、啟用會(huì)計(jì)月分等的設(shè)置，可根據(jù)需要設(shè)置。

該項(xiàng)是對(duì)費(fèi)用是否分?jǐn)偟饺霂斐杀具M(jìn)行設(shè)置，如果是商業(yè)企業(yè)則不設(shè)置該項(xiàng)。

包括應(yīng)付款核銷方式（單據(jù)、產(chǎn)品），預(yù)付款核銷方式（余額，單據(jù)），匯兌損益方式（月末處理），應(yīng)付確認(rèn)日期依據(jù)（業(yè)務(wù)日期，單據(jù)日期），現(xiàn)金折扣是否顯示等。

（1）采購訂單　采購訂單是購銷雙方共同簽署的、以此確認(rèn)采購活動(dòng)的標(biāo)志，相當(dāng)于采購合同。采購訂單應(yīng)根據(jù)采購申請(qǐng)和供應(yīng)商檔案文件進(jìn)行填寫，當(dāng)與供貨單位簽定采購意向協(xié)議時(shí)，可以將采購協(xié)議輸入計(jì)算機(jī)，并打印出來報(bào)采購主管審批。它是物資在采購業(yè)務(wù)中流動(dòng)的起點(diǎn)，是采購管理系統(tǒng)的核心。包括訂單的新增、修改、刪除、審核等，經(jīng)審核后的訂單不能修改、刪除。采購訂單的內(nèi)容可以直接錄入，也可以從購貨合同數(shù)據(jù)復(fù)制。

審核訂單可以有三種含義，用戶可以根據(jù)企業(yè)需要進(jìn)行選擇一種： ① 采購訂單輸入計(jì)算機(jī)后，交由供貨單位確認(rèn)后的訂單； ② 如果訂單是由專職錄入員輸入的，由業(yè)務(wù)員進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，輸入正確的訂單； ③ 經(jīng)過采購主管批準(zhǔn)了的訂單。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)采購入庫單

采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進(jìn)出倉庫方向劃分為：外購入庫單、退貨單（在計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)流程中章采用紅字外購入庫單表示退貨單）；按業(yè)務(wù)類型劃分為：普通業(yè)務(wù)入庫單、特殊業(yè)務(wù)入庫單等。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發(fā)票產(chǎn)生。

在實(shí)際工作中，用戶可根據(jù)到質(zhì)檢員確認(rèn)的收貨通知單直接在計(jì)算機(jī)上填制采購入庫單（即前臺(tái)處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺(tái)處理），用戶采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺(tái)處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺(tái)處理方式。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)采購?fù)素?/h3>

當(dāng)由于質(zhì)量不合格、價(jià)格不正確等因素，或與采購訂單工合同的相關(guān)條款不相符等原因需要把物料退回供貨方時(shí)需要處理的業(yè)務(wù)。采購?fù)素浄謨煞N情況，一種情況是還沒有入庫，經(jīng)質(zhì)部門檢驗(yàn)不合格，直接退回給供貨方；另一種情況是已經(jīng)入庫的物料的退貨，這種情況需要填寫退貨通知單，提交庫管員填寫紅字外購入庫單進(jìn)行退貨處理，并對(duì)有關(guān)付款與應(yīng)付單據(jù)進(jìn)處理。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)采購結(jié)算

采購結(jié)算是對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行管理并根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本的過程。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的收款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對(duì)，對(duì)采購成本進(jìn)行分?jǐn)偟取?采購結(jié)算功能主要是進(jìn)行采購結(jié)算，最后生成結(jié)算結(jié)算單。

采購發(fā)票功能包括采購發(fā)票的輸入、修改、刪除，采購員將輸入的采購發(fā)票提交材料會(huì)計(jì)和往來會(huì)計(jì)，分別進(jìn)行采購結(jié)算和應(yīng)付賬處理。已經(jīng)提交材料會(huì)計(jì)與往來會(huì)計(jì)的采購發(fā)票不能修改和刪除。

采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，是根據(jù)采購發(fā)票和入庫單來確認(rèn)采購成本的過程。在手工業(yè)務(wù)中，采購員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批的采購發(fā)票和經(jīng)倉庫確認(rèn)的入庫單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購成本。在計(jì)算機(jī)條件下，由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供“自動(dòng)采購結(jié)算”和“人工輔助采購結(jié)算”兩種功能來自動(dòng)確認(rèn)采購成本。

自動(dòng)采購結(jié)算

自動(dòng)采購結(jié)算模塊的功能是將與核對(duì)結(jié)果完全相符的采購發(fā)票自動(dòng)生成結(jié)算表，如果不完全相符，則提示用手工輔助采購結(jié)算。

手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是： 對(duì)入庫單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符的暫估業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)算； 對(duì)因采購發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算； 對(duì)采購貨物的“溢余短缺”進(jìn)行結(jié)算等。 最后，生成采購結(jié)算表，確認(rèn)每種物料的采購成本。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)采購與應(yīng)付系統(tǒng)的輸入

1.采購訂單的輸入

2.采購入庫單的輸入

3.采購發(fā)票的輸入

4.退貨單的輸入

5.付款單的輸入

采購與應(yīng)付系統(tǒng)采購與應(yīng)付系統(tǒng)的輸出

1、各種統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表

2、向總賬系統(tǒng)輸出的記賬憑證

一、采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理

二、生成記賬憑證的處理

三、采購結(jié)算與應(yīng)付賬款核銷處理

采購與應(yīng)付系統(tǒng)付款單處理

付款單處理是將已支付款項(xiàng)以付款單的形式錄入到應(yīng)付賬款子系統(tǒng)的過程，它是應(yīng)付業(yè)務(wù)處理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。包括錄入付款單、進(jìn)行核銷處理、形成預(yù)付款等。錄入付款單是出納根據(jù)采購訂單或往來會(huì)計(jì)的付款通知單進(jìn)行付款；核銷是對(duì)于已經(jīng)付訖的款項(xiàng)在往來臺(tái)賬中做刪除處理；預(yù)付款是指按購貨合同規(guī)定預(yù)付給供應(yīng)單位的款項(xiàng)，在處理時(shí)可以錄入預(yù)付單，將該筆款項(xiàng)作為預(yù)付款處理。在實(shí)際應(yīng)用中，有兩種情況：一種是當(dāng)預(yù)付的貨款大于企業(yè)已有的欠款金額時(shí)，將支付的貨款一部分核銷應(yīng)付款，余額作為預(yù)付款；另一種是支付的貨款全部作為預(yù)付款，以后可以通過預(yù)付沖應(yīng)付沖減該賬戶

付款單是支付款項(xiàng)（包括貨款、預(yù)付款、代收款）后填寫的付款憑證。退款單是因采購?fù)丝疃钪频氖湛顔螕?jù)，本案以紅字付款單處理。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬處理

轉(zhuǎn)賬處理，即業(yè)務(wù)處理完成后生成相應(yīng)的記賬憑證，并傳遞到總賬子系統(tǒng)的過程，包括立即制單和批量制單兩種方式：立即制單是相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理完成后立即生成憑證；批量制單晨所有業(yè)務(wù)處理完畢后，使用制單功能進(jìn)行批處理制單。

往來會(huì)計(jì)根據(jù)采購結(jié)算單、采購發(fā)票、外購入庫單填制轉(zhuǎn)賬憑證，如果是發(fā)票先到就做在途物資，如果是貨物先到就暫估入庫，待發(fā)票到達(dá)后，可以根據(jù)該入庫單和發(fā)票做報(bào)賬結(jié)算處理。

對(duì)于入庫的記價(jià)，可采用計(jì)劃成本與實(shí)際成本兩種方法，這兩種方法的詳細(xì)說明見庫存模塊。

賬表處理模塊主要是相關(guān)報(bào)表的生成與查詢，包括采購業(yè)務(wù)報(bào)表與應(yīng)付核算報(bào)表兩大類。

采購與應(yīng)付系統(tǒng)采購業(yè)務(wù)報(bào)表

此類報(bào)表包括各種單據(jù)列表、采購明細(xì)表與采購統(tǒng)計(jì)表等

采購與應(yīng)付系統(tǒng)應(yīng)付核算報(bào)表

此類報(bào)表包括賬齡分析表，供應(yīng)商往來賬明細(xì)表等。

采購中的發(fā)票最后可以在應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行核銷

(1)核對(duì)各應(yīng)付款明細(xì)帳余額合計(jì)數(shù)與總帳余額是否一致。

(2)向債權(quán)人函證有關(guān)的應(yīng)付款項(xiàng)。

(3)審查余額較大的應(yīng)付款項(xiàng)，并分析其發(fā)生經(jīng)過。

(4)審查應(yīng)付票據(jù)的利息支付情況，計(jì)算本期應(yīng)付利息。

(5)審查到貨驗(yàn)收記錄與應(yīng)付款的記錄是否一致。

(6)查找未入帳的應(yīng)付帳款。

(7)確認(rèn)應(yīng)付帳款的債務(wù)確為客戶所承擔(dān)。

(8)確定應(yīng)付款項(xiàng)在會(huì)計(jì)報(bào)表上表達(dá)是否適當(dāng)。

①資產(chǎn)負(fù)債表日，應(yīng)按攤余成本和實(shí)際利率計(jì)算確定的利息費(fèi)用，借記“利息支出”、“在建工程”、“財(cái)務(wù)費(fèi)用”、“研發(fā)支出”等科目，按合同利率計(jì)算確定的應(yīng)付未付利息，貸記本科目，按其差額，借記或貸記“長期借款——利息調(diào)整”等科目。

②合同利率與實(shí)際利率差異較小的，也可以采用合同利率計(jì)算確定利息費(fèi)用。實(shí)際支付利息時(shí)，借記本科目，貸記“銀行存款”等科目。

⑷本科目期末貸方余額，反映企業(yè)應(yīng)付未付的利息。

①審查應(yīng)付手續(xù)費(fèi)。應(yīng)付手續(xù)費(fèi)是指應(yīng)在年度內(nèi)支付而尚未支付的手續(xù)費(fèi)。主要審查，應(yīng)付未付手續(xù)費(fèi)是否按有關(guān)規(guī)定計(jì)提；有無明確的應(yīng)付對(duì)象，來付的原因是什么；是否按險(xiǎn)別和支付對(duì)象進(jìn)行明細(xì)核算；有無違反規(guī)定，私設(shè)小金庫的情況。

②審查應(yīng)付及暫收款，應(yīng)付及暫付款主要是指臨時(shí)性的暫收或應(yīng)付未付款項(xiàng)，如應(yīng)付租金、應(yīng)付退休職工統(tǒng)籌退休金，以及性質(zhì)尚未確定層暫時(shí)性收入的各種款項(xiàng)。審查應(yīng)付及暫收款，一是要審查業(yè)務(wù)紀(jì)錄是否正確無誤，應(yīng)付及暫收款總帳和各明細(xì)帳是否相符；二是要審查業(yè)務(wù)本身是否合理，是否屬于規(guī)定的范圍，有無虛列，以假票據(jù)列帳結(jié)算，從中舞弊的現(xiàn)象，已清償?shù)膽?yīng)付款項(xiàng)，是否有不按規(guī)定用現(xiàn)金結(jié)算的情況，特別要防止是否從中收取傭金性質(zhì)的現(xiàn)金支付；三是要審查清理情況，如果某一明細(xì)帳戶出現(xiàn)借方余額時(shí)，應(yīng)查清是否為預(yù)付，如果預(yù)付，應(yīng)查明是否符合預(yù)付的規(guī)定，期初有貸方余額，本期繼續(xù)發(fā)生貸方數(shù)而無借方數(shù)的帳戶，要查明原因，是否有不正常交易行為，對(duì)于長期應(yīng)付不付的情況，如屬業(yè)務(wù)糾紛，應(yīng)促使盡早解決，如截留利稅、或?qū)⒛稠?xiàng)業(yè)務(wù)收入記入該帳戶，應(yīng)預(yù)以查明、揭露。

③審查其它應(yīng)付款項(xiàng)。代地方辦理各種保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，按合約規(guī)定比例所收取的費(fèi)用是否用于代辦地方業(yè)務(wù)的各項(xiàng)開支；被保險(xiǎn)單位或個(gè)人提前繳納的預(yù)收保費(fèi)是否到期及時(shí)轉(zhuǎn)作保費(fèi)收入，是否按險(xiǎn)別、保戶進(jìn)行明細(xì)核算；涉外分出分保業(yè)務(wù)當(dāng)年應(yīng)分出而未付出的應(yīng)付分保費(fèi)是否及時(shí)清結(jié)。此外，還應(yīng)對(duì)系統(tǒng)往來、內(nèi)部往來、同業(yè)往來、分保往來，代辦往來等往來帳項(xiàng)進(jìn)行清理，確定其性質(zhì)，促進(jìn)按時(shí)結(jié)算，正確反映企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)處理等方面本來面目，正確反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況及其實(shí)際效益。